Бывают такие случаи, что протокол испытаний, в силу обстоятельств необходимо аннулировать/отменить. Не стоит пугаться данного мероприятия. Просто, как обычно, необходимо заполнить бумажки.
Протокол испытаний ошибочен по вине заказчика
Ключевое: факт вины заказчика должен быть подтверждён официальным входящим письмом. Не переписка в мессенджере и не устный разговор, а именно письмо от заказчика, адресованное на имя руководителя лаборатории или генерального директора. В конце статьи можно скачать образец такого письма. А как корректно оформлять организационные документы согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025 Вы найдёте здесь. С официальной версией ГОСТ Р 7.0.97-2025 Вы можете ознакомиться по ссылке.
Дальнейшие действия лаборатории:
- Регистрация входящего письма в системе документооборота/журнале корреспонденции.
- Служебная записка руководителя лаборатории (на основании письма):
- сформулировать решение (аннулировать ошибочный протокол; выпустить заменяющий/поясняющий документ);
- назначить ответственных и сроки:
а) оформление нового протокола,
б) аннулирование старого (штамп/водяной знак «АННУЛИРОВАНО»),
в) загрузка нового в ЛК ФГИС,
г) уведомление заказчика и, при необходимости, органа по сертификации; - если необходимо, указать, за чей счёт выполняется перевыпуск (обычно — по договору за счёт заказчика, если вина подтверждена его письмом).
С запиской сотрудники ознакомляются под роспись и приступают к исполнению.
- Оформление документов:
- аннулирование исходного протокола (отметка/водяной знак, связь «взамен №… от …»);
- выпуск нового протокола с явной фразой на титуле;
- направление письма заказчику.
- Записи и учёт:
- внести строку в журнал/реестр (аннулированных или общий с полями «статус», «основание», «замена»);
- приложить копию входящего письма и служебной записки;
- при участии в подтверждении соответствия — уведомить ОС для обновления пакета в ФГИС.
Нужны ли корректирующие действия, если протокол отменён по вине заказчика?
Если вина целиком на стороне заказчика, корректирующие действия к вашим процессам обычно не требуются. Но запись в журнале несоответствий/претензий и оценка риска повторения (например, уточнение требований к маркировке образцов в договоре/заявке) — желательны.
Протокол испытаний ошибочен по вине лаборатории
Как и в предыдущем случае, сначала нужно основание. Чаще всего ошибка выявляется в ходе ПК — тогда основанием служит акт экспертизы. Ошибку может обнаружить и сотрудник лаборатории: в этом случае он готовит служебную записку на имя руководителя, а руководитель издаёт распоряжение о переоформлении документа. Таким образом, минимальный порядок действий следующий:
- Основание зафиксировано: акт экспертизы ПК или служебная записка сотрудника.
- Решение руководителя: аннулировать ошибочный протокол и выпустить заменяющий; назначить ответственных и сроки; уведомить заказчика об аннулировании ранее выданного протокола.
- Оформление: аннулирование исходного протокола, выпуск нового, уведомление заказчика о выпуске нового протокола, записи в соответствующих документах.
- Корректирующие действия — обязательны: зарегистрировать несоответствие, провести анализ причин, утвердить план КД (что меняем в процессах/СИ/методиках/контролях), затем проверить эффективность.
Какой номер должен быть у протокола взамен старого?
Если протокол перевыпускается (взамен уже выпущенному), ему присваивается новый, уникальный номер и свежая дата. Повторно использовать номер старого протокола недопустимо. Почему так:
- При выгрузке в ЛК ФГИС система будет ругаться (несоответствие даты и записи).
- В Вашем журнале регистрации появятся дублёры и «дыры» в последовательности.
Как нумеровать протокол взамен:
- Простой путь: следующий свободный номер по журналу на дату перевыпуска. Преимущества — минимум правил и вопросов для новых сотрудников.
- Дать таким протоколам индивидуальный формат. Ниже представлены лишь возможные примеры:
Главный принцип – чтобы Вы сами могли понять, что зашифровано в Вашем номере протокола и задокументировать это в СМ лаборатории.
Чем необходимо дополнить перевыпущенный протокол?
Помимо нового номера в “протоколе взамен” должны быть указаны сведения о перевыпуске. Минимальный состав:
“Перевыпущен взамен протокола № ___ от ___. Основание: (письмо заказчика/акт несоответствия/служебная записка/корректирующее действие) № ___ от ___. Суть изменений (кратко): что именно исправлено/изменено. Статус старого протокола: «ранее выданный протокол признан недействительным». Ответственный за перевыпуск: должность, ФИО, подпись, дата.”
Где размещать информацию о перевыпуске протокола?
Регламента по данному вопросу на сегодняшний день нет. Поэтому размещайте там, где Вам удобнее: на первой странице под шапкой или отдельным блоком перед подписями («Сведения о перевыпуске»). Главное не забудьте это предусмотреть в своих документах СМ:
- Указать точное место блока;
- Состав полей (взамен №… от…, основание, суть изменений, статус старого протокола, ответственный);
- Правила для печатной и электронной версий (чтобы информация попадала в PDF/выгрузку);
- Оформление в макете (единообразный стиль/штамп).
Как маркировать аннулированные протоколы испытаний?
Стандарт ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 (ссылка на официальную версию документа) прямо не требует наносить штамп «Аннулировано». Он требует, чтобы изменения/перевыпуски были однозначно идентифицированы, прослеживаемы, и чтобы оригинальная запись не терялась. Маркировать — решение лаборатории. Главное — как Вы это делаете и что прописано в СМ. Ниже представлены примеры, которые Вы вправе комбинировать.
1 вариант. Без штампов, максимально “чистый”:
- Оригинал протокола остаётся неизменным.
- В соответствующем журнале присваивается статус «аннулирован», с причиной и ссылкой на новый протокол.
- Документы, на основании которых прошла отмена протокола хранятся в соответствующих папках (служебные записки; входящие письма и так далее).
- Заказчику отправляется перевыпущенный протокол с новым номером и датой, а также уведомление об аннулировании прежнего.
- В ЛК ФГИС выполняются действия по замене по правилам СМ лаборатории.
2 вариант. Проставляем штамп.
- На соответствующем протоколе проставляем штамп об аннулировании. Желательно так, чтобы он не перекрывал текст.
- Документы подшиваются к протоколу, на основании которых прошла его отмена.
- В соответствующем журнале присваивается статус «аннулирован», с причиной и ссылкой на новый протокол.
- Заказчику отправляется перевыпущенный протокол с новым номером и датой, а также уведомление об аннулировании прежнего.
- В ЛК ФГИС выполняются действия по замене по правилам СМ лаборатории.
Основная претензия аудиторов обычно возникает, когда «штампуют» сам оригинал, затирая основной текст. Будьте внимательны и осторожны.
Но как обычно, есть “но”…. Столкнулись с мнением, что маркировка таким штампом расценивается как нарушение пункта 7.8.8.2 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019:
Что делать с аннулированным протоколом?
Лаборатория выпускает минимум два экземпляра протокола испытаний (исследований): один остаётся в лаборатории, второй передаётся заказчику.
- Экземпляр заказчика
- Направить заказчику письмо о том, что предыдущий протокол аннулирован и в ЛК ФГИС отмечен недействительным с «дата».
- Сообщить, что вместо аннулированного выпущен новый протокол с новым номером и он загружен в ЛК ФГИС «дата».
- При возможности попросить заказчика вернуть/выслать в адрес лаборатории аннулированные экземпляры.
2. Экземпляр лаборатории
- Либо сразу сдать в архив вместе с сопроводительными документами согласно СМ.
- Либо хранить отдельно в подшивке «Аннулированные протоколы (текущий год)», а в начале следующего года — передать в архив по СМ.
- Либо хранить вместе с действующими (без отдельной папки), но с явной отметкой «Аннулировано», а в начале следующего года — передать в архив по СМ.
Нужно ли вести реестр аннулированных протоколов?
Прямой обязанности отдельного реестра нет, но по ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 требуется прослеживаемость записей. Поэтому вести журнал/лист аннулированных протоколов испытаний — это хорошая практика: упрощает доказательство прослеживаемости на аудите и при разборе претензий. Можно оформить в следующем виде и закрепить в СМ:
- Отдельный журнал/бланк/лист (сквозной или годовой). Пример Вы найдёте в конце настоящей статьи.
- Статус и связующие поля в общем реестре протоколов (без отдельной таблицы).
Оба подхода допустимы, если обеспечены:
- однозначная связь «аннулированный → заменяющий»;
- дата/основание аннулирования;
- факт и дата уведомления заказчика.
Сколько хранить в архиве аннулированные протоколы испытаний?
Это зависит от того, что установлено в вашей СМ. Практичный и безопасный подход — держать аннулированные протоколы столько же, сколько хранится заменивший их (действующий) протокол. Если внешний документ задаёт срок — следуйте именно ему. Например, для работ по ТР ТС 019/2011 копии протоколов исследований (испытаний) и измерений подлежат хранению в испытательной лаборатории не менее 10 лет с даты оформления. Подробнее об архивном хранении мы говорили в этой статье.
Что зафиксировать в документах СМ?
- Критерии аннулирования: когда аннулируем, а когда — лист исправления.
- Процедуру перевыпуска: новый номер/дата, уведомление заказчика, действия в ЛК ФГИС.
- Маркировку штампа об аннулировании, если применяете: где размещать, макет штампа, кто ставит, как хранить.
- Записи и ссылки: статус в журнале, связь «взамен №… от…», хранение основания.
Надеемся, что данная статья найдёт своих читателей, будет полезна. Вы можете оставить свои комментарии и замечания на данную тему в Telegram-чат. Мы постараемся Всем ответить. Вместе мы сделаем наши мини статьи более полными.
Тест: аннулирование и перевыпуск протоколов
© 2025 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.
