Как организовать документы для удалённой оценки лаборатории в облачном хранилище. Часть 3

Папка «Оборудование»

Папка «Оборудование» — одна из наиболее объёмных. Лаборатория должна подтвердить, что:

• располагает всеми ресурсами, необходимыми для выполнения работ в области аккредитации;
• имеет законное право владеть и пользоваться оборудованием;
• проверяет пригодность оборудования перед началом использования;
• контролирует его метрологический и технический статус;
• своевременно проводит поверку, калибровку, аттестацию, техническое обслуживание и промежуточные проверки;
• предотвращает применение неисправного, просроченного или неподходящего оборудования;
• обеспечивает прослеживаемость использования оборудования при выполнении конкретных испытаний;
• контролирует реактивы, питательные среды и расходные материалы, способные повлиять на результат.

1. Формы сведений по оснащённости. В этот подраздел включаются формы 2, 3 и 4, содержащие сведения об оснащённости лаборатории. В формах необходимо отражать именно оборудование в привычном для лаборатории понимании этого слова: средства измерений (далее – СИ); испытательное оборудование (далее – ИО); вспомогательное оборудование (далее – ВО).

Реактивы, питательные среды, стандартные образцы и расходные материалы учитываются отдельно и не должны без необходимости смешиваться с перечнями оборудования.

При заполнении форм важно не ограничиваться формальным перечислением наименований, моделей и заводских номеров. Сведения должны позволять установить, что конкретное оборудование действительно пригодно для выполнения работ, включённых в область аккредитации. Необходимо показывать не только наличие отдельных единиц оборудования, но и их взаимосвязь между собой. Например, рекомендуется указывать:

• какой именно манометр применяется совместно с конкретным оборудованием, работающим под давлением;
• какой ПИД, ТИД или другой детектор установлен на конкретном хроматографе;
• какие колонки, приставки, модули и дополнительные устройства используются с конкретным прибором;
• на какие конкретные температурные точки или диапазоны аттестованы сушильные шкафы, термостаты, климатические и морозильные камеры;
• действительные значения массы гирь, установленные по результатам калибровки, а не только их номинальные значения;
• какие датчики температуры применяются в конкретных шкафах, камерах, термостатах или холодильниках;
• какие версии программного обеспечения используются для управления прибором, обработки данных и расчёта результатов;
• какое программное обеспечение установлено на оборудовании.

Не следует искусственно перегружать формы сведениями, которые не имеют отношения к выполняемым работам. Однако и чрезмерно обобщённое заполнение может привести к дополнительным вопросам или создать впечатление, что лаборатория не провела полноценный анализ своей оснащённости.

Пример заполнения форм 2, 3 и 4 приведён в нашей отдельной статье, доступной по ссылке.

2. Документы, подтверждающие соблюдение требований критериев аккредитации и нормативных документов в части управления оборудованием. В этом подразделе собираются документы, показывающие, каким образом лаборатория управляет оборудованием в течение всего жизненного цикла: от выбора и приобретения до ввода в эксплуатацию, использования, обслуживания, ремонта, временного ограничения применения, вывода из эксплуатации и списания. В документах лаборатории должен быть установлен порядок управления оборудованием. В облачное хранилище рекомендуется загрузить следующие документы:

• Распределение ответственности. Ответственность за управление оборудованием может устанавливаться:
  • приказами;
  • распоряжениями руководителя;
  • должностными инструкциями;
  • положением о лаборатории;
  • процедурой управления оборудованием;
  • матрицей ответственности;
  • документами о допуске персонала к работе на конкретном оборудовании;
  • другими документами в зависимости от СМ лаборатрии.

Лаборатории следует как минимум определить, кто отвечает за:

• ведение и актуализацию реестра оборудования (форм по оборудованию);
• контроль сроков поверки и калибровки;
• организацию аттестации испытательного оборудования;
• планирование и проведение технического обслуживания;
• идентификацию и маркировку оборудования;
• соблюдение правил эксплуатации;
• проведение промежуточных проверок;
• хранение паспортов, свидетельств, сертификатов, протоколов аттестации и других документов;
• вывод неисправного или несоответствующего оборудования из эксплуатации;
• предотвращение случайного использования оборудования с истёкшим сроком поверки, калибровки или аттестации;
• принятие решения о возвращении оборудования в эксплуатацию после ремонта или технического обслуживания;
• актуализацию сведений об оборудовании, передаваемых в Росаккредитацию.

Формулировки должны быть конкретными. Запись “ответственность несёт персонал лаборатории” не позволяет определить, кто именно должен выполнить соответствующее действие, в какой срок оно должно быть выполнено и кто контролирует его выполнение. При этом в лаборатории не обязательно оформлять отдельный приказ на каждую функцию. Распределение ответственности может быть закреплено в нескольких взаимосвязанных документах. Например:

• общий порядок управления оборудованием и основные обязанности можно установить в соответствующей процедуре;
• ответственность за ведение реестра, контроль сроков поверки и организацию технического обслуживания — закрепить в должностных инструкциях или матрице ответственности;
• допуск сотрудников к работе на конкретных приборах — оформить отдельной матрицей, перечнем или листами допуска;
• временное назначение ответственного за оборудование на период отсутствия основного сотрудника — установить распоряжением руководителя;
• передачу оборудования между подразделениями или материально ответственными лицами — оформить отдельным приказом или актом.

Главное, чтобы совокупность документов позволяла однозначно установить, кто отвечает за выполнение каждой функции, кто имеет необходимые полномочия и каким образом подтверждается выполнение установленной обязанности.

• Идентификация оборудования. Каждая единица оборудования, которая влияет на выполнение испытаний или достоверность результатов, должна быть однозначно идентифицирована. Для идентификации могут использоваться:
  • заводской номер;
  • инвентарный номер;
  • внутренний идентификационный номер лаборатории;
  • штрихкод;
  • QR-код;
  • карточка оборудования;
  • сочетание нескольких идентификаторов.

Маркировка может размещаться непосредственно на оборудовании, его футляре, контейнере или месте хранения — в зависимости от размера и особенностей объекта. Основной принцип заключается в следующем: любой сотрудник или аудитор должен иметь возможность быстро определить, какое оборудование находится перед ним, можно ли его использовать и где найти документы, подтверждающие его текущий статус.

В зависимости от вида оборудования идентификационные бирки могут различаться. В нашей отдельной статье, перейдя по ссылке, можно ознакомиться с примерами для каждого типа оборудвания (СИ, ИО и ВО).

Помимо маркировки на каждую единицу оборудования в лаборатории рекомендуется оформить индивидуальную карточку учёта. Карточка позволяет собрать в одном месте основные сведения об оборудовании и восстановить его состояние и историю использования от момента поступления в лабораторию до вывода из эксплуатации:

• поступление в лабораторию;
• ввод в эксплуатацию;
• перемещение;
• поверку, калибровку или аттестацию;
• техническое обслуживание;
• ремонт;
• выявленные неисправности;
• временное ограничение применения;
• вывод из эксплуатации;
• списание.

Форма карточки нормативными документами жёстко не установлена. Лаборатория разрабатывает её самостоятельно с учётом особенностей своего оборудования и принятой системы учёта. При этом лаборатории следует избегать ситуации, когда одинаковые сведения одновременно ведутся:

• в реестре;
• в бумажной карточке;
• в электронной таблице;
• в журнале;
• в отдельной программе,

но обновляются только в одном из этих источников. Чем больше дублирующих форм, тем выше вероятность расхождений в датах, статусах и номерах документов.

• Входной контроль и ввод оборудования в эксплуатацию. До начала применения оборудования лаборатории следует убедиться, что оно установлено, укомплектовано, исправно и соответствует требованиям, установленным для предполагаемого использования. Результаты такой проверки могут быть оформлены:
  • актом ввода в эксплуатацию;
  • актом приёмки оборудования;
  • листом допуска;
  • документом по форме изготовителя, поставщика или сервисной организации;
  • записью в паспорте оборудования;
  • иной формой, установленной документами СМ лаборатории.

Наличие отдельного документа с названием «Акт ввода в эксплуатацию» не всегда является обязательным. Важно не название формы, а содержание записи, из которой должно быть понятно:

• какое оборудование проверялось;
• где оно установлено;
• кем и когда проведена проверка;
• какие характеристики и условия были проверены;
• соответствует ли оборудование установленным требованиям;
• выявлены ли ограничения по применению;
• принято ли решение о допуске оборудования к работе;
• кто принял это решение.

Форма документа может зависеть от вида оборудования, условий его приобретения и порядка, принятого в организации.

Например, при поставке сложного оборудования изготовитель, поставщик или сервисная организация может оформить собственный акт монтажа, пусконаладочных работ или ввода в эксплуатацию. Лаборатория может использовать такой документ, если он содержит необходимые сведения и позволяет подтвердить готовность оборудования к применению.

Документ также может быть оформлен по форме заказчика. Организация вправе разработать собственную форму акта, протокола или листа допуска и использовать её для всего оборудования либо для отдельных его категорий.

Необязательно требовать от поставщика оформления документа именно по форме лаборатории, если представленный им акт уже содержит всю необходимую информацию. При недостаточности сведений лаборатория может дополнить комплект собственной записью о проверке и допуске оборудования.

Для отдельных видов оборудования подтверждение ввода в эксплуатацию может быть включено в другой документ. Например, соответствующая запись может содержаться: в паспорте оборудования; в формуляре; в акте монтажа и пусконаладочных работ.

Такой подход допустим при условии, что лаборатория может однозначно подтвердить проведение необходимых проверок и принятое решение о допуске оборудования к эксплуатации.

• Поверка, калибровка и аттестация. Для каждой единицы оборудования лаборатории необходимо определить подходящий вид метрологического контроля. Нельзя автоматически устанавливать одинаковые требования для всего оборудования. Не каждому прибору одновременно требуются поверка, калибровка и аттестация.

В облачное хранилище рекомендуется загрузить:

• график поверки, калибровки и аттестации оборудования;
• сертификаты калибровки и другие документы с результатами проведённой калибровки;
• программы первичной и периодической аттестации испытательного оборудования;
• протоколы аттестации;
• аттестаты испытательного оборудования, если они оформляются вместе с протоколами;
• сведения о результатах поверки (например, протокол поверки на гири);
• при необходимости — копии свидетельств о поверке.

Свидетельства о поверке можно загружать выборочно, поскольку официальные сведения о результатах поверки СИ должны содержаться в Федеральном информационном фонде по обеспечению единства измерений — ФГИС «Аршин» (ссылка на официальный сайт). О том, как найти свидетельство о поверке, мы писали в этой статье.

Необязательно составлять три разных графика: на поверку, калибровку и аттестацию. Обычно оформляют один единый график для всего СИ и ИО.

Если проведение поверки, калибровки или аттестации было перенесено, желательно указать причину переноса и подтвердить, что оборудование до получения положительного результата не использовалось либо применялось только в разрешённых пределах.

Несмотря на наличие официальных сведений во ФГИС «Аршин», лаборатории рекомендуется вести собственный электронный или бумажный реестр результатов поверки. Это окажется полезно, когда доступ к ФГИС «Аршин» может быть временно ограничен из-за технического обслуживания или иных технических причин. Такой реестр не заменяет официальный источник, но позволит лаборатории оперативно подтвердить метрологический статус оборудования при временной недоступности информационной системы.

Особое внимание при проведении аттестации оборудования следует обратить на соответствие фактически аттестованных характеристик требованиям применяемых методик. Например, если сушильный шкаф используется при температурах 70 °C, 105 °C и 130 °C, из документов должно быть понятно, что необходимые температурные точки или соответствующий рабочий диапазон действительно подтверждены при аттестации.

И помните, что после возвращения оборудования из поверки, калибровки, ремонта, технического обслуживания или длительного хранения его нельзя сразу вводить в работу. Перед началом эксплуатации нужно провести входной контроль (проверку готовности к работе). Результаты входного контроля нужно оформлять документально — в журнале, карточке учёта оборудования, акте ввода в эксплуатацию после поверки (ремонта) либо ином документе, предусмотренном СМ лаборатории. Только после положительных результатов проверки оборудование следует считать допущенным к выполнению работ.

• Промежуточные проверки. Поверка или калибровка с установленной периодичностью не всегда позволяют подтвердить стабильность работы оборудования в течение всего межповерочного или межкалибровочного интервала. Для отдельных видов оборудования лаборатория может проводить промежуточные проверки метрологических характеристик. К таким проверкам могут относиться:
  • контроль весов с использованием гирь;
  • проверка температуры по контрольному термометру;
  • контроль стабильности базовой линии;
  • проверка чувствительности прибора;
  • другие проверки в зависимости от парка оборудования и требований применяемых методик.

В облачное хранилище рекомендуется загрузить:

• программы проведения промежуточных проверок;
• графики проверок метрологических характеристик оборудования;
• результаты выполненных проверок;
• формы журналов, протоколов или отчётов, используемых лабораторией;
• другие документы, предусмотренные СМ лаборатории.

Из представленных документов должно быть понятно, какое оборудование проверяется, с какой периодичностью, по каким критериям оценивается результат и какие действия предпринимаются при выявлении отклонений. Подробнее о проведении промежуточных проверок, а также примеры программ и отчётных документов приведены в нашей отдельной статье.

• Техническое обслуживание. Для подтверждения выполнения технического обслуживания и ремонта оборудования в облачное хранилище рекомендуется загрузить:
  • планы или графики технического обслуживания;
  • журналы обслуживания;
  • договоры с сервисными организациями;
  • сервисные листы, отчёты и иные документы, подтверждающие фактическое выполнение работ;
  • акты выполненных работ;
  • заявки на ремонт;
  • сведения о замене деталей;
  • записи о профилактической очистке;
  • отчёты о диагностике;
  • документы о настройке оборудования;
  • другие документы, предусмотренные СМ лаборатории и связанные с особенностями используемого оборудования.

В зависимости от парка оборудования к таким документам также могут относиться:

• журналы внутренней калибровки или проверки весов;
• журналы контроля температуры холодильников, морозильных камер и термостатов;
• журналы контроля давления;
• записи о проверке работоспособности отдельных узлов;
• сведения о замене колонок, ламп, фильтров, датчиков и других элементов.

• Неисправное оборудование. Оборудование, которое повреждено, подверглось перегрузке, использовалось неправильно, выдаёт сомнительные результаты, не прошло промежуточную проверку, имеет просроченный метрологический статус или иным образом не соответствует установленным требованиям, должно быть выведено из эксплуатации либо изолировано таким образом, чтобы исключить его случайное применение. Лаборатории необходимо оценить, могло ли выявленное отклонение повлиять на результаты ранее выполненных работ, и при необходимости применить процедуру управления несоответствующей работой. В облачное хранилище рекомендуется загрузить:
  • журнал, лист или записи о выявленной неисправности;
  • документы о запрете эксплуатации оборудования;
  • заявки на ремонт;
  • акты дефектации;
  • сервисные отчёты и документы о выполненном ремонте;
  • результаты оценки влияния неисправности на ранее выполненные испытания;
  • перечень затронутых работ или протоколов;
  • решения о необходимости повторного проведения испытаний;
  • решения об отзыве, изменении или переоформлении протоколов;
  • документы, подтверждающие проверку оборудования после ремонта;
  • записи или решения о возврате оборудования в эксплуатацию;
  • другие документы, предусмотренные СМ лаборатории.

Главное — помнить, что после ремонта оборудование нельзя автоматически считать пригодным к работе. Необходимо определить, какая проверка требуется после ремонта, в зависимости от характера ремонта и возможного влияния выполненных работ на метрологические и технические характеристики. И только после получения результатов проверки можно принять решение о допуске оборудования к работе.

• Перемещение оборудования. Оборудование может перемещаться между подразделениями, местами осуществления деятельности лаборатории, а также использоваться при проведении работ на выезде. Это особенно актуально для передвижных лабораторий и организаций, имеющих несколько адресов осуществления деятельности. Перемещаться могут, например, электроды, портативные СИ, пробоотборное оборудование, шумомеры, люксметры и другое переносное и передвижное оборудование.

В облачное хранилище рекомендуется загрузить:

• журналы выдачи и возврата (перемещения, движения, отпуска и т.д.) оборудования;
• акты или листы приёма-передачи между подразделениями или площадками;
• листы перемещения;
• маршрутные листы передвижной лаборатории;
• записи в карточках учёта оборудования;
• перечни оборудования, закреплённого за отдельными подразделениями и местами осуществления деятельности;
• результаты проверок, проведённых после транспортирования или повторной установки;
• другие документы, предусмотренные СМ лаборатории.

Не для каждого перемещения необходимо оформлять отдельный акт. Например, выдача электрода, дозатора или другого переносного оборудования может фиксироваться в журнале либо электронной системе учёта. Главное, чтобы лаборатория могла подтвердить текущее местонахождение оборудования, его сохранность и пригодность к дальнейшему применению.

Если транспортирование может повлиять на характеристики оборудования, после перемещения следует провести предусмотренную лабораторией проверку. Её объём зависит от вида оборудования и может включать внешний осмотр, контроль работоспособности, проверку по контрольному образцу или оценку отдельных метрологических характеристик.

• Другие документы по управлению оборудованием. В зависимости от парка оборудования и порядка, установленного СМ лаборатории, в облачное хранилище также могут быть загружены:
  • инструкции по эксплуатации оборудования;
  • документы о допуске сотрудников к работе на конкретном оборудовании;
  • документы о консервации, временном выводе из эксплуатации, расконсервации и списании оборудования;
  • документы о модернизации, замене значимых узлов и внесении изменений в конструкцию оборудования;
  • документы по программному обеспечению, например журнал учёта программного обеспечения;
  • документы по валидации или проверке программного обеспечения, используемого для управления оборудованием, обработки данных и расчёта результатов;
  • паспорта, формуляры и руководства по эксплуатации;
  • документы о контроле условий хранения оборудования;
  • документы по оборудованию, используемому вне постоянного помещения лаборатории;
  • документы по специальным видам оборудования, например сосудам под давлением, газовым баллонам, источникам ионизирующего излучения или оборудованию, работающему во взрывоопасных средах;
  • фотоматериалы или видеозаписи оборудования и его работы, если их предоставление предусмотрено программой удалённой оценки или дополнительно запрошено ЭГ.

Не следует загружать большое количество паспортов (особенно неактуальных), пустых журналов и дублирующих документов. Лучше представить несколько заполненных примеров, позволяющих ЭГ увидеть, как установленный лабораторией порядок выполняется на практике. Если ЭГ потребуется в качестве подтверждения определённый паспорт на оборудование, то во время проведения удалённой оценки попросят и уже в режиме онлайн у лаборатории будет возможность дополнительно загрузить необходимый документ.

3. Документы, подтверждающие право владения и пользования оборудованием. Лаборатория должна подтвердить наличие по месту осуществления деятельности СИ, ИО, ВО и других необходимых ресурсов на праве собственности либо на ином законном основании, предусматривающем право владения и пользования.

Одной инвентарной описи может быть недостаточно, и вот в чём юридическая разница:

• Документ-основание показывает, почему (на основании чего) оборудование должно перейти организации: договор купли-продажи; договор поставки; договор дарения; решение о внесении имущества в уставный капитал.
• Передаточный документ показывает, что оборудование действительно передано: УПД, товарная накладная, акт приёма-передачи.
• Учётный документ показывает, что оборудование находится и учитывается в организации: инвентаризационная опись, инвентарная карточка, оборотно-сальдовая ведомость, ведомость учёта имущества, бухгалтерская справка.

По общему правилу право собственности на движимую вещь возникает у приобретателя с момента её передачи, если законом или договором не предусмотрено иное. Поэтому один договор подтверждает основание приобретения, но необходимо также представить документ, подтверждающий фактическую передачу оборудования организации. Таким документом может быть УПД, товарная накладная или акт приёма-передачи.

Сам по себе счёт на оплату подтверждает только предложение оплатить товар. Платёжное поручение подтверждает перечисление денежных средств, но не всегда позволяет установить, что оборудование действительно было передано.

Счёт-фактура прежде всего является налоговым документом. Поэтому её также желательно представлять не отдельно, а вместе с договором и документом о передаче товара. Исключением является УПД, если он одновременно выполняет функцию счёта-фактуры и первичного передаточного документа.

Если оборудование не принадлежит организации, а используется по договору аренды, наиболее убедительным комплектом документов является:

• договор аренды оборудования;
• перечень или спецификация передаваемого оборудования, если соответствующие сведения не включены непосредственно в договор;
• акт приёма-передачи оборудования;
• при необходимости — документы, подтверждающие право арендодателя распоряжаться оборудованием.

Договор должен предусматривать передачу оборудования организации именно во владение и пользование. Формулировки только о предоставлении доступа к оборудованию, возможности его периодического использования или оказании услуг с применением оборудования могут оказаться недостаточными, поскольку критерии аккредитации требуют наличия оборудования на праве собственности либо на ином законном основании, предусматривающем одновременно право владения и пользования.

Если арендодатель сам не является собственником оборудования, необходимо проверить, вправе ли он передавать его в аренду или субаренду. В таком случае дополнительно могут потребоваться основной договор аренды, согласие собственника или иной документ, подтверждающий полномочия арендодателя.

Оборудование, арендованное у директора, сотрудника, учредителя, физического лица или связанной организации, также может использоваться лабораторией. Однако принадлежность сторон к одной группе лиц не заменяет договорных отношений. Необходимо оформить договор с конкретным юридическим или физическим лицом, акт приёма-передачи и документы, позволяющие идентифицировать переданное оборудование.

Если пользование оборудованием осуществляется на безвозмездной основе, то всё равно потребуются договор безвозмездного пользования и акт приёма-передачи, поскольку использование оборудования без оплаты не означает, что документы можно не оформлять.

4. Документы по учёту реактивов, питательных сред и расходных материалов. Лабораторный учёт не должен ограничиваться бухгалтерскими сведениями о количестве приобретённых упаковок. В зависимости от деятельности лаборатории учёту могут подлежать: химические реактивы; индикаторы; питательные среды; диагностические препараты; контрольные штаммы; картриджи для лабораторных систем очистки воды, фильтрации и другого оборудования, если их характеристики могут повлиять на результаты работ и т.д.

Поскольку все материалы могут влиять на достоверность результатов испытаний, лаборатории необходимо подтвердить не только их наличие, но и установленный порядок поступления, приёмки, хранения, использования и списания. В облачное хранилище рекомендуется загрузить:

• актуальные журналы или электронные реестры поступления реактивов и материалов;
• журналы выдачи, расхода или движения материалов;
• карточки, ведомости остатков или описи;
• документы по входному контролю поступивших реактивов, питательных сред и критически значимых расходных материалов;
• паспорта качества, сертификаты анализа или иные документы изготовителя — выборочно по представленным партиям;
• записи о дате вскрытия упаковок и сроках использования после вскрытия, если эти данные важны для проведения анализа;
• журналы контроля сроков годности;
• записи о контроле условий хранения, включая температуру и влажность, если такие условия установлены;
• журналы приготовления растворов и реактивов;
• записи о приготовлении и контроле питательных сред;
• документы о списании просроченных, забракованных или непригодных материалов;
• заполненные примеры записей, позволяющие проследить использование конкретной партии при выполнении испытаний;
• другие документы в зависимости от выполняемых работ и предусмотренные СМ лаборатории.

Необязательно загружать паспорта на все имеющиеся реактивы и полные журналы за весь период работы лаборатории. Как правило, достаточно представить актуальные реестры и несколько заполненных примеров по разным видам материалов, если иной объём не установлен программой оценки или запросом ЭГ.

Из представленных документов должно быть понятно:

• какие реактивы и материалы имеются в лаборатории;
• когда и от какого поставщика они поступили;
• прошли ли они входной контроль;
• соблюдались ли условия и сроки хранения;
• какая партия использовалась при выполнении конкретной работы;
• каким образом лаборатория исключает применение просроченных, забракованных или утративших идентификацию материалов.

Папка “Помещения”

1. Формы сведений по оснащённости помещениями. В этот подраздел включается форма 6, содержащая сведения о помещениях лаборатории. Пример заполнения формы Вы можете найти в отдельной нашей статье, перейдя по ссылке. Форма должна быть заполнена по каждому месту осуществления деятельности и соответствовать:

• сведениям в реестре аккредитованных лиц;
• заявляемой или утверждённой области аккредитации;
• договору аренды или документам о праве собственности (некоторые нюансы про договор аренды мы писали в нашей отдельной статье, ознакомиться с ней Вы можете здесь);
• акту приёма-передачи помещений;
• плану помещений;
• фактическому расположению лаборатории.

Наименования помещений должны отражать их фактическое назначение. Особое внимание необходимо обратить на номера помещений. Они должны быть сопоставимы:

• с договором аренды;
• с актом приёма-передачи;
• с поэтажным планом;
• с внутренней схемой лаборатории;
• с обозначениями, фактически размещёнными на дверях.

Если в документах собственника используются одни номера, а во внутреннем учёте лаборатории — другие, желательно подготовить поясняющую таблицу соответствия. Пример такого бланка Вы найдёте в конце настоящей статьи.

Если одно помещение используется для нескольких операций, необходимо убедиться, что такие работы совместимы и не создают риска загрязнения, взаимного влияния или искажения результатов.

2. Фотографии здания с адресной табличкой. По каждому месту осуществления деятельности рекомендуется загрузить:

• общий вид здания — по возможности;
• фотографию входа;
• фотографию адресной таблички;
• фотографию вывески или другого обозначения организации, если оно имеется;
• при необходимости — фотографии пути от входа в здание до помещений лаборатории.

Адресная табличка должна быть читаема. Если общий вид здания и адрес невозможно разборчиво показать на одном снимке, лучше приложить две фотографии:

• общий вид здания;
• крупный план адресной таблички.

Для лабораторий, находящихся на территории промышленного предприятия, бизнес-центра или комплекса из нескольких зданий, дополнительно могут потребоваться:

• фотография въезда на территорию;
• фотография проходной;
• схема проезда или расположения корпуса;
• фотография номера корпуса или строения;
• фотография входа непосредственно в занимаемую лабораторией часть здания.

Файлы желательно называть так, чтобы из названия было понятно, к какому адресу и объекту они относятся.

При подготовке фотографий желательно проверить, чтобы:

• изображения были актуальными;
• адрес и номера помещений хорошо читались;
• фотографии соответствовали фактическому состоянию объекта;
• в кадр не попадали пароли, персональные данные и конфиденциальные сведения;
• фотографии не были чрезмерно сжаты или размыты.

3. Контроль доступа посторонних лиц. Для подтверждения контроля доступа в облачное хранилище можно загрузить:

• перечень помещений с ограниченным доступом;
• приказы или распоряжения о допуске сотрудников;
• списки сотрудников, имеющих право доступа;
• журналы регистрации посетителей;
• инструкции по сопровождению посетителей;
• фотографии дверей, замков, систем контроля доступа и информационных табличек;
• видеозапись, демонстрирующую фактический порядок входа в лабораторию;
• примеры электронных журналов системы контроля и управления доступом;
• документы о выдаче ключей или электронных пропусков;
• другие документы, предусмотренные СМ лаборатории или организацией.

Фото- или видеоматериал должен показывать не только наличие двери или замка, но и фактический способ ограничения доступа. Например, можно продемонстрировать:

• вход по электронному пропуску;
• открытие помещения ответственным сотрудником;
• хранение и выдачу ключей;
• регистрацию посетителя;
• сопровождение посетителя сотрудником лаборатории;
• запрет свободного прохода в испытательные помещения.

Наличие пропускного режима во всём здании не всегда полностью решает вопрос контроля доступа непосредственно в лабораторию. После проходной сотрудники других подразделений, арендаторы или посетители могут иметь свободный доступ к общим коридорам. Поэтому необходимо показать, каким образом ограничивается вход именно в значимые помещения лаборатории.

Если лаборатория занимает помещения совместно с другими подразделениями организации, следует определить:

• какие зоны относятся к лаборатории;
• кто имеет право находиться в этих зонах;
• как исключается вмешательство посторонних лиц;
• как контролируется доступ в нерабочее время;
• кто сопровождает посетителей, ремонтный персонал и представителей сервисных организаций.

Для передвижной лаборатории рекомендуется показать:

• запирание кузова или лабораторного модуля;
• порядок хранения ключей;
• ограничение доступа в рабочую зону;
• размещение предупреждающих обозначений;
• порядок допуска заказчика или иных лиц во время выполнения работ.

4. Документы, подтверждающие соответствие помещений и условий деятельности. В этот подраздел следует загрузить документы, подтверждающие, что помещения пригодны для выполнения конкретных работ, включённых в область аккредитации. В зависимости от деятельности лаборатории к таким документам могут относиться:

• требования к помещениям и условиям проведения испытаний;
• схема разделения чистых и загрязнённых зон;
• журналы контроля параметров микроклимата (температура, относительная влажность, атмосферное давление);
• записи о контроле параметров электропитания, например напряжения и частоты;
• записи о контроле освещённости;
• документы по вентиляции и вытяжным системам;
• акты проверки или паспорта вытяжных шкафов;
• документы о техническом обслуживании вентиляции;
• записи о замене и очистке фильтров;
• графики и журналы уборки помещений;
• графики и журналы дезинфекции;
• документы по санитарной обработке;
• документы по дезинсекции и дератизации, если это применимо;
• результаты контроля качества воды, воздуха или других сред, если они влияют на испытания;
• документы о проверке электроснабжения, заземления или резервного питания, если это существенно для применяемого оборудования;
• документы о контроле холодильных и морозильных помещений;
• записи о проведении ремонта и техническом обслуживании помещений;
• другие документы в зависимости от характера лабораторной деятельности.

Загружать необходимо не все документы, существующие у организации по эксплуатации здания, а прежде всего те, которые подтверждают соблюдение условий, способных повлиять на результаты испытаний. При необходимости во время удалённой оценки ЭГ попросит лабораторию дополнительно загрузить недостающие материалы.

5. Документы о праве владения и пользования помещениями. Лаборатория должна подтвердить наличие помещений по месту осуществления деятельности на праве собственности либо на ином законном основании, предусматривающем право владения и пользования.

• Собственные помещения. Если помещения принадлежат организации, в облачное хранилище рекомендуется загрузить:
  • актуальную выписку из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН);
  • свидетельство о государственной регистрации права, если оно выдавалось ранее;
  • договор купли-продажи;
  • передаточный акт;
  • иной документ, подтверждающий возникновение права собственности;
  • поэтажный план;
  • экспликацию помещений.

О том, как заказать выписку ЕГРН, Вы можете прочитать на официальном портале Госуслуг, перейдя по ссылке (регистрация не требуется). При загрузке электронного документа рекомендуется сохранять весь полученный комплект файлов, включая файл электронной подписи Росреестра.

• Арендованные помещения. Для арендованных помещений рекомендуется загрузить:
  • актуальную выписку из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН);
  • договор аренды;
  • приложения к договору;
  • перечень или план передаваемых помещений;
  • акт приёма-передачи;
  • дополнительные соглашения;
  • документы о продлении договора;
  • поэтажный план и экспликацию;
  • документы, позволяющие подтвердить право арендодателя распоряжаться помещениями.

О нюансах договора аренды мы писали в отдельной статье.

• Субаренда. При субаренде рекомендуется представить:
  • актуальную выписку из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН);
  • договор субаренды;
  • акт приёма-передачи;
  • план и перечень помещений;
  • основной договор аренды;
  • согласие собственника на субаренду, если оно требуется;
  • документы о праве собственности первоначального арендодателя или собственника.

Из документов должна прослеживаться вся цепочка прав: собственник → арендатор → субарендатор — лаборатория.

• Безвозмездное пользование. Если помещения предоставлены без оплаты, загружаются:
  • актуальная выписка из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН);
  • договор безвозмездного пользования;
  • акт приёма-передачи;
  • план помещений;
  • экспликация;
  • документы о праве передающей стороны распоряжаться помещениями;
  • дополнительные соглашения.

Что не следует загружать без необходимости. Не стоит перегружать папку документами, которые не подтверждают соответствие помещений требованиям лабораторной деятельности. Как правило, нет необходимости загружать в полном объёме:

• всю техническую документацию на здание;
• документы по всем ремонтам здания за несколько лет;
• журналы охраны труда, не связанные с условиями испытаний;
• общие документы по пожарной безопасности, если они отдельно не запрошены;
• фотографии коридоров и административных кабинетов, не связанных с лабораторной деятельностью;
• многолетние архивы журналов контроля условий.

Лучше представить актуальные документы и несколько заполненных примеров, позволяющих ЭГ проследить, как лаборатория выполняет установленный порядок на практике.

Правильно сформированное облачное хранилище должно показывать не отдельные документы, а взаимосвязанную систему: какими ресурсами располагает лаборатория, где они находятся, на каком основании используются, соответствуют ли установленным требованиям и какими записями подтверждается выполнение принятого порядка.

© 2026 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.