Как организовать документы для удалённой оценки лаборатории в облачном хранилище. Часть 2

Как правильно делать скриншоты экрана?

Если для подтверждения каких-либо сведений экспертная группа (далее – ЭГ) попросила предоставить скриншот экрана, снимок должен позволять однозначно определить, что именно на нём изображено, из какого источника получена информация и к какой дате она относится.

Не следует обрезать скриншот слишком сильно. На изображении желательно сохранить элементы интерфейса, по которым можно определить используемую программу, информационную систему, сайт, личный кабинет или почтовый сервис.

В зависимости от подтверждаемой информации на скриншоте должны быть видны:

• наименование программы, сайта или информационной системы;
• адрес страницы или название соответствующего раздела;
• дата и время;
• наименование организации или учётной записи, если это необходимо для подтверждения принадлежности сведений;
• содержание, ради которого сделан снимок;
• статус документа, записи, обращения или операции;
• дата создания, отправки, получения или изменения;
• иные сведения, позволяющие проверить представленную информацию.

Например, если скриншот подтверждает доступ к нормативному документу (далее – НД), на нём желательно показать:

• обозначение и наименование НД;
• его статус;
• дату введения в действие;
• сведения об изменении, замене или отмене;
• источник получения информации.

Если скриншот подтверждает отправку или получение электронного письма, на нём должны быть видны:

• отправитель и получатель;
• тема письма;
• дата и время отправки или получения;
• содержание письма либо его относящаяся к проверяемому вопросу часть;
• сведения о вложениях, если они имеют значение.

Если необходимые сведения не помещаются на одном экране, можно сделать несколько последовательных скриншотов. Их желательно пронумеровать и назвать таким образом, чтобы был понятен порядок просмотра.

Перед загрузкой проверьте:

• читается ли текст при обычном масштабе;
• не обрезаны ли важные элементы интерфейса;
• видны ли необходимые даты, адреса, названия и статусы;
• не закрыта ли нужная информация всплывающими окнами;
• соответствует ли название файла содержанию снимка;
• отсутствуют ли на изображении посторонние персональные, коммерческие или конфиденциальные сведения.

Если на экране присутствует информация, которая не относится к удалённой оценке и не должна передаваться ЭГ, её можно скрыть или обезличить. При этом нельзя закрывать сведения, необходимые для подтверждения самого факта, ради которого предоставляется скриншот.

Что означает пометка “при наличии”?

Пометка “при наличии” означает, что документ необходимо предоставить, если он был оформлен или должен был быть оформлен к моменту проведения удалённой оценки в соответствии с требованиями законодательства, применяемого стандарта и документов СМ лаборатории.

Такая пометка не означает, что лаборатория вправе по своему усмотрению не выполнять установленный процесс или не оформлять предусмотренные СМ записи.

Например, если срок проведения очередного мероприятия ещё не наступил, соответствующие записи могут объективно отсутствовать. В этом случае рекомендуется предоставить документ, устанавливающий порядок и периодичность проведения мероприятия, а при необходимости — краткое пояснение о том, почему записи за проверяемый период отсутствуют и когда запланировано их оформление.

Если же документ должен был быть оформлен, но отсутствует из-за невыполнения установленного требования, одной ссылки на пометку “при наличии” будет недостаточно.

Как проверить лицензию образовательной организации?

Для российской образовательной организации лицензию лучше проверять через официальный реестр Рособрнадзора (ссылка на официальный сайт). В реестре можно найти организацию по:

• наименованию;
• ИНН;
• ОГРН;
• регистрационному номеру лицензии.

Надёжнее всего проводить поиск по ИНН, поскольку названия учебных центров и образовательных организаций могут быть похожими. После поиска необходимо открыть карточку лицензии и проверить:

• текущий статус лицензии;
• полное наименование юридического лица;
• ИНН и ОГРН;
• регистрационный номер лицензии;
• наименование лицензирующего органа;
• адрес организации;
• сведения о приостановлении, прекращении или аннулировании лицензии;
• сведения о разрешённых видах образовательной деятельности.

У действующей лицензии должен быть указан соответствующий статус. В карточке также могут содержаться сведения о внесённых изменениях, решениях лицензирующего органа и возможность скачать реестровую выписку.

Проверьте не только статус, но и вид образования. Одного статуса “Действующая” недостаточно. Необходимо убедиться, что лицензия разрешает организации реализовывать именно тот вид образования, который заявлен в программе обучения.

Если организация предлагает профессиональную переподготовку, в лицензии должно быть предусмотрено право на осуществление дополнительного профессионального образования. Наличие лицензии только на дополнительное образование детей и взрослых не даёт организации права выдавать дипломы о профессиональной переподготовке.

Наименование организации и её ИНН в реестре должны совпадать со сведениями:

• в договоре на обучение;
• в счёте или платёжных документах;
• на сайте образовательной организации;
• в документе, который планируется выдать по окончании обучения.

Если оплату принимает одно юридическое лицо, обучение проводит другое, а итоговый документ выдаёт третье, необходимо выяснить правовые основания такой схемы.

Не забудьте скачать и сохранить реестровую выписку вместе с договором, программой обучения и документами об оплате. Это позволит подтвердить, что на момент выбора образовательной организации лицензия была действующей и охватывала необходимый вид образования. Для этого необходимо:

1. Найти организацию по наименованию, ИНН или ОГРН.
2. Открыть карточку действующей лицензии.
3. Скачать реестровую выписку.

Папка “Анализ со стороны руководства”

В папку “Анализ со стороны руководства” необходимо загрузить документы, подтверждающие, что руководство лаборатории с установленной периодичностью оценивает пригодность, достаточность и результативность СМ. Форма документирования анализа со стороны руководства зависит от порядка, установленного в СМ лаборатории. Формально заполненный отчёт, в котором ежегодно повторяется одна и та же фраза об удовлетворительной работе СМ, вряд ли позволит подтвердить результативность анализа. Представленные документы должны показывать, что руководство действительно использует полученную информацию для управления лабораторией и её улучшения.

В папку могут входить:

• приказ или распоряжение о проведении анализа, если такой документ оформляется;
• план или повестка проведения анализа;
• отчёт о функционировании СМ;
• протокол совещания;
• итоговый отчёт по анализу со стороны руководства;
• перечень принятых решений;
• план мероприятий по результатам анализа;
• документы, подтверждающие выполнение принятых решений;
• записи об оценке результативности выполненных мероприятий.

Необязательно, чтобы каждый из перечисленных документов оформлялся отдельно. Например, лаборатория может использовать один итоговый документ, содержащий рассмотренные исходные сведения, выводы руководства, принятые решения, ответственных лиц и сроки выполнения мероприятий.

Главное, чтобы из представленных записей было понятно:

• когда проводился анализ;
• кто принимал в нём участие;
• какие вопросы были рассмотрены;
• какие выводы сделало руководство;
• какие решения и мероприятия были определены;
• кто отвечает за их выполнение;
• в какие сроки они должны быть выполнены.

Если по итогам анализа были запланированы мероприятия, ЭГ может проверить не только сам отчёт, но и их фактическое выполнение.

Например, если в предыдущем анализе было принято решение приобрести новое оборудование до определённой даты, желательно предоставить документ, подтверждающий выполнение решения, либо пояснить причины переноса срока.

Особое внимание следует уделить решениям, принятым по результатам предыдущего анализа. Если они из года в год переносятся без объяснения причин, у ЭГ могут возникнуть вопросы к результативности данного процесса.

Папка “КД, несоответствующая работа”

В данную папку необходимо загрузить документы, подтверждающие, что лаборатория выявляет, регистрирует и анализирует несоответствующую работу, а также принимает корректирующие действия (далее – КД) в случаях, когда это необходимо.

Конкретный перечень документов зависит от порядка, установленного в документах СМ лаборатории. Поэтому ЭГ может запросить разные материалы с учётом того, какие формы, журналы и процедуры применяются в конкретной лаборатории.

В папку могут входить:

• журнал регистрации несоответствующей работы;
• листы или карточки несоответствующей работы;
• акты, служебные записки и иные документы, которыми зафиксировано несоответствие;
• решения о приостановлении или возобновлении работ;
• документы об оценке влияния несоответствия на ранее выданные результаты;
• уведомления заказчиков, если несоответствие могло повлиять на результаты выполненных работ;
• журнал КД;
• планы КД;
• документы, подтверждающие выполнение запланированных мероприятий;
• записи об оценке результативности КД.

При подготовке документов важно различать несоответствующую работу и КД. Это связанные, но не одинаковые процессы. Из документов должно быть понятно:

• какое несоответствие выявлено;
• как определена его причина;
• какие действия запланированы;
• кто отвечает за их выполнение;
• в какой срок они должны быть выполнены;
• чем подтверждается выполнение;
• как была оценена результативность принятых мер.

Нужно ли предоставлять закрытые несоответствия? Да. Если несоответствующая работа была выявлена и зарегистрирована в проверяемом периоде, не следует исключать её из предоставляемых материалов только потому, что проблема уже устранена.

Эксперту важно увидеть полный цикл:

выявление несоответствия → оценка влияния → принятое решение → выполненные действия → проверка результативности

Наличие зарегистрированных несоответствий само по себе не свидетельствует о плохой работе лаборатории. Напротив, это может подтверждать, что СМ позволяет выявлять проблемы и управлять ими.

Подозрительнее может выглядеть ситуация, когда за несколько лет в лаборатории не зарегистрировано ни одного случая несоответствующей работы, хотя в ходе внутренних и внешних проверок выявлялись нарушения.

Папка “Риски и возможности”

В папку “Риски и возможности” необходимо загрузить документы, подтверждающие, что лаборатория выявляет и оценивает риски и возможности, способные повлиять на её деятельность, достоверность результатов и выполнение требований СМ. Конкретный перечень документов зависит от порядка, установленного в документах СМ лаборатории. Поэтому ЭГ может запросить разные материалы с учётом того, какие формы, журналы и правила применяются в конкретной лаборатории.

В папку могут входить:

• реестр рисков и возможностей;
• карты или листы оценки рисков;
• планы мероприятий по обработке рисков;
• планы реализации выявленных возможностей;
• отчёты о выполнении запланированных мероприятий;
• записи об оценке результативности принятых мер;
• протоколы совещаний, на которых рассматривались риски и возможности;
• документы о пересмотре рисков;
• результаты анализа рисков при изменении оборудования, методик, персонала, помещений или области деятельности.

Необязательно использовать отдельный документ для каждого риска. Лаборатория может вести единый реестр, в котором отражаются все необходимые сведения.

О том, что может относиться к рискам лаборатории, что относится к возможностям, обязательно ли применять балльную оценку, когда необходимо пересматривать риски и не только эти вопросы, а также примеры рисков и возможностей Вы можете найти в наших статьях, перейдя по ссылке.

Папка “Претензии и жалобы”

В папку “Претензии и жалобы” необходимо загрузить документы, подтверждающие, что лаборатория принимает, регистрирует, рассматривает жалобы и претензии, принимает по ним решения и информирует заявителей о результатах рассмотрения. Конкретный перечень предоставляемых документов зависит от порядка, установленного в документах СМ лаборатории.

В папку могут входить:

• журнал регистрации жалоб и претензий;
• поступившие обращения;
• карточки рассмотрения;
• переписка с заявителем;
• материалы проверки;
• решения по результатам рассмотрения;
• ответы заявителю;
• документы по несоответствующей работе и КД;
• подтверждение выполнения принятых решений.

Жалоба не обязательно должна называться именно “жалобой” или быть оформлена на официальном бланке.

• несогласие заказчика с результатами испытаний;
• претензия к срокам выполнения работ;
• сообщение об ошибке в протоколе испытаний;
• жалоба на повреждение, утрату или неправильную идентификацию образца;
• претензия к действиям работников лаборатории;
• жалоба на нарушение конфиденциальности;
• претензия к порядку приёма или хранения образцов;
• сообщение о том, что лаборатория не выполнила согласованные условия договора;
• обращение, поступившее по электронной почте, телефону или через форму обратной связи на сайте.

Нужно ли предоставлять необоснованные жалобы? Да. Если жалоба была зарегистрирована в проверяемом периоде, документы по её рассмотрению следует сохранять независимо от принятого решения. Даже если жалоба признана необоснованной, из материалов должно быть понятно:

• какое обращение поступило;
• какие обстоятельства проверялись;
• какие доказательства были рассмотрены;
• почему лаборатория пришла к соответствующему выводу;
• какой ответ был направлен заявителю.

Одна запись “жалоба необоснованна” без материалов проверки обычно не показывает, каким образом было принято решение.

Если за проверяемый период жалобы и претензии не поступали, лаборатория может предоставить:

• незаполненный журнал регистрации за соответствующий период;
• справку об отсутствии жалоб;
• выписку из электронной системы учёта;
• иной документ, предусмотренный СМ.

Папка “ВЛК, МСИ”

В папку “ВЛК, МСИ” необходимо загрузить документы, подтверждающие, что лаборатория планирует и проводит мероприятия по обеспечению достоверности результатов испытаний, анализирует полученные данные и принимает меры при выявлении неудовлетворительных или сомнительных результатов. Конкретный состав документов зависит от порядка, установленного в документах СМ лаборатории, видов выполняемых испытаний и применяемых методов контроля.

В папку могут входить:

• план мероприятий по внутрилабораторному контролю;
• график проведения внутреннего контроля качества результатов;
• журналы или регистрационные формы ВЛК;
• первичные записи и расчёты по проведённым контрольным мероприятиям;
• контрольные карты;
• установленные критерии приемлемости результатов;
• отчёты по результатам ВЛК;
• планы участия в проверках квалификации и межлабораторных сличительных испытаниях;
• заявки, договоры и переписка с провайдерами;
• программы проведения МСИ или проверок квалификации;
• инструкции для участников;
• документы о получении и регистрации контрольных образцов;
• первичные записи по выполненным испытаниям;
• протоколы, свидетельства и отчёты провайдера;
• результаты оценки участия лаборатории.

О том, что такое МСИ и проверка квалификации, где найти провайдера, как планировать участие в МСИ, что делать, если подходящие МСИ отсутствуют, Вы можете прочитать в наших статьях, перейдя по ссылке.

Папка “Нормативные документы”

В папку “Нормативные документы” необходимо загрузить материалы, подтверждающие, что лаборатория имеет возможность пользоваться актуальными версиями НД, необходимых для выполнения работ в области аккредитации. Конкретный комплект зависит от того, каким образом лаборатория получает НД и контролирует их актуальность. К таким документам могут относиться:

• стандарты, методики испытаний и измерений (выборочно);
• реестр внешних НД;
• реестр внутренних НД;
• скриншоты личного кабинета или поисковой системы, подтверждающие действующий доступ;
• документы, подтверждающие право владения;
• лицензионное соглашение или документы об оплате доступа;
• внутренние записи о проверке актуальности документов;
• листы ознакомления работников с изменениями;
• уведомления об изменении, замене или отмене НД;
• документы, подтверждающие внесение изменений в рабочие экземпляры;
• записи об изъятии устаревших версий.

ЭГ важно убедиться не только в том, что соответствующие документы включены в реестр, но и в том, каким образом лаборатория получает НД, проверяет её статус и доводит изменения до работников.

Как правило, нет необходимости загружать в облачное хранилище полные тексты всех стандартов и методик, если ЭГ отдельно этого не запросила. Более того, копирование и распространение документов по стандартизации может быть ограничено условиями их предоставления и правилами используемой информационной системы.

Если ЭГ запросила конкретный документ, необходимо действовать с учётом условий лицензии и правил его использования.

О том, как подтвердить доступ к документам, что должно быть в реестре НД, как часто проверять актуальность, что делать при изменении документа, можно ли хранить отменённые документы Вы можете прочитать в наших статьях, перейдя по ссылке.

Папка “Персонал”

В папку “Персонал” необходимо загрузить документы, подтверждающие, что лаборатория располагает достаточным количеством компетентных работников, а их образование, опыт, навыки, полномочия и подготовка соответствуют выполняемым работам.

1. Форма сведений по персоналу заполняется по работникам, участвующим в деятельности лаборатории и выполнении работ в области аккредитации. Перед загрузкой формы необходимо проверить, чтобы указанные в ней сведения совпадали с:

• трудовыми договорами;
• приказами о приёме на работу и переводах;
• должностными инструкциями;
• дипломами и документами об обучении;
• записями о стаже;
• приказами о предоставлении полномочий;
• фактическими функциями работников;
• сведениями, ранее представленными в Росаккредитацию (например в личный кабинет ФГИС).

Если один работник совмещает несколько функций, это должно быть подтверждено соответствующими документами. Пример заполнения формы Вы можете найти в нашей статье, перейдя по ссылке.

2. Справка об отсутствующих работниках и кадровых изменениях. Если в период проведения удалённой оценки кто-либо из работников отсутствует, рекомендуется предоставить справку. Если кадровых изменений с момента подачи заявления или предыдущего предоставления сведений не происходило, это можно указать в краткой справке.

Пример обоих бланков Вы можете найти в конце статьи (первая часть данной темы), перейдя по ссылке.

3. Документы об образовании. Для подтверждения образования могут предоставляться:

• дипломы о высшем или среднем профессиональном образовании;
• приложения к дипломам;
• документы о профессиональной переподготовке;
• удостоверения о повышении квалификации;
• свидетельства о дополнительном профессиональном обучении;
• иные документы, подтверждающие получение необходимых знаний.

Если из названия специальности в дипломе неочевидно, каким образом образование связано с выполняемыми работами, может потребоваться дополнительное пояснение.

Следует проверить, соответствует ли фамилия работника в документах об образовании его действующим персональным данным. При смене фамилии может потребоваться документ, подтверждающий её изменение.

ЭГ, как и работодатель при приёме на работу, дополнительно может проверить подлинность сведений о дипломе через ФИС ФРДО, если информация о документе внесена в реестр.

Чтобы самостоятельно провести такую проверку, необходимо:

1. Перейти на сайт ФИС ФРДО;
2. Указать вид образования, образовательную организацию и реквизиты документа.
3. Найденные сведения сопоставить с данными, указанными в оригинале диплома: фамилией, именем и отчеством владельца, серией и номером, датой выдачи, специальностью или направлением подготовки и присвоенной квалификацией.

Отсутствие диплома в реестре ещё не означает, что документ является поддельным. Сведения о старом документе могли быть не внесены (реестр существует с 2013 года), при передаче данных могла быть допущена ошибка, а образовательная организация могла быть переименована или реорганизована.

Конечно, лучше проверку таких сведений проводить ещё при приёме на работу. Если сведения не найдены либо отличаются от представленного документа, необходимо обратиться в образовательную организацию, выдавшую диплом, и запросить подтверждение его выдачи. Иначе при проведении ПК могут возникнуть затруднения. О некоторых нюансах подбора персонала и примеры опросных листов для кандидатов мы писали в нашей статье.

Следует учитывать, что проверка в ФИС ФРДО подтверждает наличие сведений о документе в государственном реестре, но не заменяет технико-криминалистическую экспертизу бумажного бланка.

4. Документы, подтверждающие опыт работы. Для оценки опыта работы важно не только установить, сколько лет сотрудник работал в той или иной организации, но и определить, какие именно функции он фактически выполнял. Наименование должности само по себе не всегда позволяет сделать такой вывод. Например, сотрудники с одинаковой должностью «инженер», «лаборант», «химик» или «инженер-испытатель» в разных организациях могут выполнять совершенно разные виды работ.

Запись в трудовой книжке подтверждает место работы, подразделение, должность и период трудовой деятельности, но обычно не содержит сведений:

• о применявшихся методиках;
• исследуемых объектах;
• определяемых показателях;
• используемом оборудовании;
• самостоятельности выполнения работ;
• участии в оформлении и оценке результатов.

Поэтому для подтверждения опыта по конкретному направлению дополнительно могут предоставляться:

• должностная инструкция с предыдущего или текущего места работы;
• справка/характеристика работодателя о характере выполнявшихся работ;
• приказ или перечень о допуске к определённым видам испытаний;
• матрица компетентности или полномочий;
• документы о стажировке и оценке компетентности;
• выписки из журналов, протоколов и иных записей, подтверждающих участие сотрудника в выполнении работ;
• документы об участии во внутрилабораторном контроле или межлабораторных сличительных испытаниях;
• иные документы, позволяющие определить содержание выполнявшихся функций.

Например, формулировка в справке с предыдущего места работы подтверждает период работы, но почти не раскрывает характер полученного опыта:

“Работал инженером химической лаборатории с 2021 по 2024 год“

Более информативной будет формулировка:

“В период с 15 марта 2021 года по 30 июня 2024 года Хлорников С.Л. выполнял микробиологические исследования продукции и объектов внешней среды, включая подготовку проб, приготовление питательных сред, проведение посевов, инкубирование, учёт результатов и оформление первичной документации. Самостоятельно выполнял работы по определению санитарно-показательных микроорганизмов и контролю микробиологической чистоты”

При этом справка не обязательно должна перечислять каждую методику с полным обозначением. Допускается указывать группы однородных работ, если из документа можно определить, что полученный опыт относится к деятельности лаборатории и работам, которые сотрудник выполняет в настоящее время.

Если прежний работодатель прекратил деятельность или получить подробную справку невозможно, лаборатория может использовать совокупность имеющихся документов. В такой ситуации особенно важно, чтобы текущая лаборатория самостоятельно оценила компетентность работника и оформила результаты этой оценки.

Следует также различать общий трудовой стаж, опыт работы в лаборатории и опыт выполнения конкретных работ. Например, пятилетний стаж в испытательной лаборатории не означает автоматически, что работник пять лет выполнял каждую методику, указанную в его действующем допуске.

Одновременно не следует предъявлять к документам чрезмерные требования. От сотрудника не обязательно требовать подтверждение каждой отдельной операции за весь период трудовой деятельности. Представленный комплект должен в разумной и достаточной степени позволять установить, что работник действительно приобрёл опыт, относящийся к выполняемым им работам.

Если трудовая книжка работника ведётся в электронном виде, для подтверждения периодов и мест работы можно предоставить:

• выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР. Её работник может получить через портал Госуслуги или Социальный фонд.
• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (формируется работодателем).

О том, как заказать выписку, можно прочитать на портале Госуслуг, перейдя по ссылке (справочный материал, регистрация не требуется).

5. Подтверждение навыков и профессиональных знаний. Диплом и стаж автоматически не подтверждают готовность работника самостоятельно выполнять все виды работ. Лаборатория должна подтвердить, что сотрудник обладает практическими навыками и профессиональными знаниями, необходимыми для выполнения конкретных работ. Для этого могут использоваться:

• программы стажировки;
• планы подготовки;
• листы стажировки;
• протоколы проверки знаний;
• результаты наблюдения за работой;
• контрольные испытания;
• выполнение работ под наблюдением опытного сотрудника;
• результаты внутрилабораторного контроля;
• участие в межлабораторных сличительных испытаниях;
• собеседования;
• тестирование;
• практические задания;
• листы оценки компетентности;
• заключения наставника или руководителя.

Формулировки вроде “компетентен по всем методикам лаборатории” без перечня конкретных работ и подтверждающих записей могут вызвать дополнительные вопросы.

6. Работники, не отвечающие отдельным требованиям критериев аккредитации.

Если к выполнению работ привлекаются лица, которые на момент проверки ещё не отвечают всем установленным требованиям, лаборатория должна соблюдать ограничения, предусмотренные критериями аккредитации и документами своей СМ.

ЭГ может запросить:

• перечень работников, не отвечающих отдельным требованиям критериев аккредитации;
• справку с указанием требований, которым пока не соответствует каждый работник;
• приказ о назначении наставника или контролирующего работника;
• приказ или распоряжение о прохождении стажировки;
• программу или индивидуальный план подготовки;
• листы и дневники стажировки;
• перечень работ, разрешённых сотруднику в период подготовки;
• документ с указанием ограничений его деятельности;
• график работы под наблюдением компетентного сотрудника;
• первичные записи, подтверждающие выполнение работ под контролем;
• листы наблюдения за практической деятельностью;
• протоколы проверки знаний;
• результаты контрольных испытаний;
• листы или протоколы оценки компетентности;
• заключения наставника;
• приказ или лист допуска к самостоятельной работе после выполнения необходимых требований.

Необязательно оформлять каждый документ отдельно. Лаборатория может использовать единый комплект или форму, в которой отражены причина ограниченного допуска, программа подготовки, выполненные работы, результаты наблюдения и итоговое решение.

Пример бланка Вы найдёте в конце настоящей статьи.

Более подробно о стажёрах, а также примеры программы и дневника стажёра, мы писали в нашей статье.

7. Документы о наделении полномочиями. Полномочия работников должны быть определены и документально оформлены. В зависимости от принятого в лаборатории порядка это могут быть:

• приказы и распоряжения. Это могут быть документы на назначение отвестветственных за работу с прекурсорами, выгрузку информации в ЛК ФГИС, утилизацию реактивов, работников с сосудами под давлением и т.д.;
• должностные инструкции;
• матрицы полномочий;
• листы допуска (например к методикам);
• перечни уполномоченного персонала;
• записи в личных карточках работников;
• приложения к должностным инструкциям.

Особое внимание обращайте на сроки истечения документов. При изменении, например, должности, освоении новой методики, длительном перерыве в работе, изменении области аккредитации или требований к выполняемым работам необходимо проверить актуальность ранее изданных приказов и предоставленных полномочий.

Недостаточно предоставить приказ о назначении ответственного сотрудника по работе с сосудами под давлением только за 2025 год, если проверка идет за 2024 и 2025.

8. Обучение и дополнительная профессиональная подготовка. Лаборатория должна выявлять потребность работников в обучении и организовывать подготовку, необходимую для поддержания и развития их компетентности. В папку могут входить:

• планы обучения;
• заявки на обучение;
• программы подготовки;
• договоры с образовательными организациями;
• удостоверения и свидетельства;
• записи о внутреннем обучении;
• протоколы проверки знаний;
• отчёты работников;
• оценки результативности обучения;
• планы повторной подготовки.

Потребность в обучении может возникнуть:

• при приёме нового работника;
• при внедрении новой методики;
• при приобретении оборудования;
• при изменении нормативных требований;
• после неудовлетворительных результатов контроля;
• при выявлении ошибок;
• после длительного перерыва в работе;
• при расширении обязанностей сотрудника;
• по результатам внутреннего аудита или анализа со стороны руководства.

Помните, само наличие удостоверения о повышении квалификации ещё не подтверждает, что лаборатория провела анализ необходимости обучения того или иного сотрудника, а тем более, что оно было результативным.

Как можно оформить документы по каждому работнику?

Если от ЭГ не поступило каких-либо пожеланий, то для удобства проверки документы можно распределить по отдельным папкам на каждого сотрудника.

При большом количестве работников такой способ может оказаться удобнее, чем размещение всех дипломов, всех приказов и всех листов оценки в отдельных общих папках.

Однако структура должна соответствовать перечню, полученному от ЭГ. Если документы запрошены по отдельным пунктам, можно дополнительно использовать реестр или таблицу со ссылками на папки работников.

Подготовка документов к удалённой оценке — это не формальное заполнение папок, а возможность заранее проверить, насколько последовательно и доказуемо выстроены процессы лаборатории. Чем понятнее организованы документы и прослеживается связь между требованиями, действиями и записями, тем меньше дополнительных вопросов возникает у экспертной группы. В третьей части рассмотрим оставшиеся разделы перечня и разберём, какие документы целесообразно подготовить по ним.

© 2026 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.