Как организовать документы для удалённой оценки лаборатории в облачном хранилище. Часть 1

При подготовке к удалённой оценке у лабораторий нередко возникает вопрос: как правильно загружать документы в облачное хранилище, распределять их по папкам и идентифицировать, чтобы экспертная группа могла быстро найти необходимые сведения?

Некоторые эксперты заранее направляют лаборатории собственные инструкции и рекомендации по структуре облачного хранилища. В них может быть указано, какие папки необходимо создать, как называть документы и в каком порядке их размещать. Такая организация действительно помогает ускорить проверку и избежать лишних запросов со стороны экспертной группы.

Но что делать, если отдельная инструкция от эксперта не поступила?

В этом случае следует обратиться к СМ № 03.1-1.0007 «Руководство по проведению удалённой оценки». С официальной версией документа Вы можете ознакомиться здесь.

Как называть документы

Главное правило — избегать сокращений в названиях файлов. Сокращённое обозначение может быть очевидным для сотрудников лаборатории, но затруднить поиск документа для членов экспертной группы.

Например, не стоит называть файлы следующим образом:

• «Дип. Романова» — диплом Романовой;
• «ДИИС Романова А.С.» — должностная инструкция инженера-испытателя Романовой А.С.;
• «Спр. отс. сотр.» — справка об отсутствующих сотрудниках.

По такому названию постороннему человеку не всегда понятно, какой именно документ находится в файле. В результате эксперту приходится открывать документы поочерёдно или дополнительно уточнять их содержание у лаборатории.

Если экспертная группа не направила отдельных рекомендаций по обозначению документов, лучше заранее потратить немного больше времени и присвоить каждому файлу полное и понятное название.

Например:

10.1 Cведения о работниках Испытательной лаборатории ООО «Ромашка»; 10.2.1 Справка с информацией об отсутствующих сотрудниках в период проведения удалённой оценки Испытательной лаборатории ООО «Ромашка»; 10.2.2 Справка с информацией об изменении в кадровом составе с момента подачи заявления на аккредитацию Испытательной лаборатории ООО «Ромашка».

Такое обозначение позволяет сразу определить:

• к какому разделу относится документ;
• что именно содержится в файле;
• к какой лаборатории относится документ;
• в каком порядке его следует рассматривать.

При этом название файла не обязательно должно полностью повторять формулировку из перечня документов. Главное, чтобы оно было однозначным, понятным и позволяло быстро определить содержание файла без его открытия.

Примеры бланков справок Вы можете найти в конце настоящей статьи.

В каком формате выгружать файлы в облачное хранилище?

Документы следует загружать в формате, который не предполагает их дальнейшего редактирования. В большинстве случаев оптимальным вариантом является PDF.

Не рекомендуется предоставлять итоговые документы в форматах Word или Excel, если экспертная группа отдельно не запросила редактируемые файлы. Такие документы могут случайно измениться при открытии, а их внешний вид иногда зависит от установленной версии программы, шрифтов и настроек компьютера.

Перед загрузкой файла в облачное хранилище проверьте:

• открывается ли документ;
• правильно ли отображаются все страницы;
• читаются ли текст, даты, подписи и печати;
• не нарушена ли последовательность страниц;
• отсутствуют ли пустые, перевёрнутые или случайно добавленные листы;
• соответствует ли название файла его содержанию.

Ориентация страниц

Перед загрузкой документов проверьте, чтобы все страницы были расположены правильно и текст можно было читать без дополнительного поворота изображения.

Особенно это важно для скан-копий журналов, приказов, договоров и многостраничных документов. Если часть страниц расположена вертикально, а часть — боком или вверх ногами, эксперту приходится постоянно поворачивать изображение, что усложняет работу с материалами.

При этом не следует искусственно переводить в книжную ориентацию широкие таблицы, схемы или планы помещений, если после этого текст становится слишком мелким. В таких случаях альбомная ориентация допустима, но страница должна быть расположена правильно и удобно для просмотра.

Один документ — один файл

Желательно объединять все страницы одного документа в один PDF-файл. Например, приказ вместе с приложениями лучше загрузить одним файлом, а не разделять на несколько документов.

При этом не следует объединять в один PDF несколько не связанных между собой документов только потому, что они относятся к одному разделу. Каждый файл должен иметь понятное название и содержать один документ либо логически связанный комплект документов.

Как выгружать журналы в облачное хранилище?

Если эксперты не установили отдельных требований к предоставлению записей, следует подготовить журнал за проверяемый период. Если журнал начат в пределах этого периода и его объём позволяет это сделать, рекомендуется отсканировать его полностью, начиная с титульного листа и заканчивая последней заполненной страницей и листом сшивки.

В итоговый файл следует включить:

• титульный лист журнала;
• все заполненные страницы;
• незаполненные страницы, если они находятся между заполненными;
• лист с образцами подписей, если он предусмотрен;
• последний заполненный лист;
• лист сшивки с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Такой порядок позволяет эксперту оценить не только отдельные записи, но и оформление журнала в целом: его идентификацию, нумерацию страниц, наличие необходимых подписей и целостность представленной информации.

Перед загрузкой файла в облачное хранилище необходимо проверить качество сканирования. Все записи, даты, подписи и обозначения должны быть чёткими и читаемыми. На изображениях не должно быть обрезанных краёв страниц, размытых участков, теней, бликов и перевёрнутых листов.

Если часть текста оказалась нечитаемой, страницы лучше сразу пересканировать, не дожидаясь замечаний или дополнительного запроса от эксперта. Это позволит избежать задержек при проведении удалённой оценки.

Желательно объединять один журнал в один файл в формате PDF, сохраняя правильную последовательность страниц.

За какой период выгружать документы?

Период, за который необходимо предоставить документы, следует определять с учётом вида проводимой процедуры подтверждения компетентности и даты предыдущей проверки.

При прохождении подтверждения компетентности, проводимого не реже одного раза в два года, документы подготавливают за период, прошедший с даты завершения предыдущей процедуры подтверждения компетентности.

Например, если предыдущая проверка завершилась 20 сентября 2024 года, а следующая проводится в 2026 году, необходимо подготовить документы и записи, сформированные после 20 сентября 2024 года до момента проверки в 2026 году.

При прохождении процедуры подтверждения компетентности, проводимой каждые пять лет со дня аккредитации, экспертная группа оценивает деятельность лаборатории за пятилетний цикл аккредитации. В этом случае необходимо ориентироваться на дату аккредитации либо дату начала очередного пятилетнего цикла и подготовить документы за соответствующий период.

Действующие документы системы менеджмента, положения, процедуры и инструкции предоставляются в актуальной редакции независимо от того, когда они были первоначально утверждены. А журналы, протоколы, записи по оборудованию, внутренним аудитам, персоналу и другим процессам подготавливаются за проверяемый период.

При подготовке документов рекомендуется:

• определить, какая процедура проводится: двухлетнее или пятилетнее подтверждение компетентности;
• проверить дату завершения предыдущей процедуры подтверждения компетентности;
• учитывать период, прямо указанный в перечне документов или запросе экспертной группы.

Что делать, если нужного документа нет?

Не следует создавать документы задним числом только для того, чтобы заполнить соответствующую папку облачного хранилища.

Если документ не предусмотрен системой менеджмента лаборатории, не оформлялся или неприменим к её деятельности, необходимо сначала установить причину его отсутствия.

Возможны разные ситуации:

• документ не требуется для деятельности конкретной лаборатории;
• необходимая информация содержится в другом документе;
• соответствующий процесс в проверяемом периоде не выполнялся.

Если документ неприменим, это можно пояснить в отдельной справке или сопроводительном письме. Если его отсутствие связано с невыполнением установленного требования, одного пояснения будет недостаточно: лаборатории необходимо оценить ситуацию и принять соответствующие меры.

Не рекомендуется оставлять пустую папку без пояснений. Эксперту должно быть понятно, отсутствует ли документ по объективной причине или лаборатория просто забыла его загрузить.

Далее перейдём к документам. Помните, перечень документов и требования к их размещению могут уточняться руководителем экспертной группы. При расхождении между общими рекомендациями и полученными указаниями следует руководствоваться указаниями экспертной группы.

Папка “Деятельность”

1. Устав и изменения к нему. Следует предоставить действующую редакцию устава со всеми зарегистрированными изменениями. Если это копия, то её необходимо оформить в установленном организацией порядке.
2. Выписка из ЕГРЮЛ (актуальная, сформированная после получения приказа о проведении удалённой оценки). Актуальную выписку из ЕГРЮЛ можно бесплатно получить в электронном виде на официальном сайте ФНС России:
   • перейдите на сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде» по ссылке;
   • найдите свою организацию по ИНН, ОГРН или наименованию и сформируйте выписку. Документ формируется в формате PDF и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России. Для получения выписки электронная подпись самой лаборатории или юридического лица не требуется.
3. Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ. Для юридических лиц, зарегистрированных до 1 января 2017 года, предоставляется имеющееся свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ). С 1 января 2017 года такие свидетельства не выдаются. Для юридических лиц, зарегистрированных после этой даты, документом, подтверждающим факт внесения записи в ЕГРЮЛ, является Лист записи Единого государственного реестра юридических лицо? формленный при государственной регистрации юридического лица.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Если у организации сохранилось ранее выданное свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе, для удалённой оценки предоставляется его скан-копия. С 1 января 2026 года такие свидетельства больше не выдаются. Ранее выданные документы при этом сохраняют свою юридическую силу и не требуют замены. Для российских юридических лиц постановку на учёт в налоговом органе теперь подтверждает выписка из ЕГРЮЛ.
5. Документ о назначении руководителя юридического лица. Предоставляется документ, подтверждающий назначение или избрание руководителя организации. Не путайте данный документ с приказом о приёме руководителя на работу. Для удалённой оценки следует предоставить именно документ, на основании которого лицо было назначено или избрано руководителем юридического лица. Приказ директора сам по себе не является первичным основанием появления у него полномочий руководителя.
   Рассмотрим на примере:
   Учредитель принимает решение: назначить Иванова Ивана Ивановича генеральным директором ООО «Ромашка». Вот это — основание назначения руководителя.
   После этого директор может оформить приказ: на основании решения единственного участника № 1 от 01.07.2026 приступаю к исполнению обязанностей генерального директора. Таким образом, как правило:
   • для ООО, если участник один, то документ будет называться — решение единственного участника о назначении генерального директора;
   • для ООО, если участников несколько, то документ будет называться — протокол общего собрания участников об избрании генерального директора;
   • для АО предоставляется документ, подтверждающий образование единоличного исполнительного органа общества. Это может быть решение общего собрания акционеров либо решение совета директоров (наблюдательного совета), если в соответствии с уставом общества данный вопрос отнесён к его компетенции;
   • для ИП документ о назначении руководителя не требуется. Индивидуальный предприниматель действует от собственного имени и не является отдельным юридическим лицом. В данном случае можно предоставить документ, подтверждающий государственную регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, например выписку из ЕГРИП.
6. Разрешительные документы регулирующих органов и организаций, связанные с деятельностью в области аккредитации заявителя, аккредитованного лица. Под данным пунктом понимаются лицензии, разрешения, заключения и иные документы, наличие которых требуется для выполнения отдельных видов работ, связанных с областью аккредитации лаборатории. Перечень таких документов зависит от деятельности конкретной лаборатории. Например, к разрешительным документам могут относиться:
   • лицензия на деятельность в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующих) — если лаборатория эксплуатирует рентгеновское или иное оборудование, являющееся генерирующим источником ионизирующего излучения, и выполняемая деятельность относится к лицензируемой;
   • лицензия на осуществление медицинской деятельности — если лаборатория выполняет работы, отнесённые законодательством к медицинской деятельности, в том числе при проведении соответствующих клинических испытаний;
   • лицензия на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний человека и животных — если лаборатория проводит работы с соответствующими патогенными биологическими агентами.

Если деятельность лаборатории в области аккредитации не требует получения специальных разрешительных документов, соответствующие документы у лаборатории могут отсутствовать. При подготовке материалов к удалённой оценке рекомендуется проверить, имеются ли в области аккредитации виды работ, для выполнения которых законодательством установлены дополнительные разрешительные требования.

7. Отдельно поговорим об организационной структуре юридического лица (схеме), с указанием в ней места заявителя, аккредитованного лица со ссылкой на документ, в котором она утверждена. Необходимо предоставить схему организационной структуры всей организации и показать в ней место заявителя или аккредитованного лица.

Например, если испытательная лаборатория является структурным подразделением ООО «Ромашка», не следует предоставлять только внутреннюю структуру самой лаборатории: руководитель лаборатории → заместитель руководителя → инженеры-испытатели.

Из представленной схемы должно быть понятно, какое место лаборатория занимает в структуре всего юридического лица и кому она подчиняется. При наличии других подразделений организации они также могут быть отражены на схеме. На схеме рекомендуется визуально выделить заявителя или аккредитованное лицо, чтобы его место в структуре юридического лица можно было определить без изучения дополнительных документов. Также необходимо указать документ, которым организационная структура утверждена. Если организационная структура приведена в приложении к документу, то это следует указать. Перед загрузкой документов проверьте, чтобы представленная схема соответствовала фактической структуре организации и сведениям, установленным в документах системы менеджмента лаборатории. Например:

Папка “Документы СМК”

В папку «Документы СМК» необходимо загрузить Руководство по качеству и другие документы системы менеджмента, подтверждающие соответствие лаборатории критериям аккредитации и требованиям применяемого стандарта.

Одного Руководства по качеству может быть недостаточно, если в нём приведены только общие положения, а конкретные процессы лаборатории описаны в отдельных процедурах, положениях, инструкциях или документированных правилах.

В папку могут входить документы, устанавливающие порядок:

• управления документами и записями;
• рассмотрения заявок, запросов и договоров;
• отбора, транспортирования, приёма, хранения и идентификации образцов;
• проведения испытаний или калибровки;
• обеспечения достоверности результатов;
• управления оборудованием;
• метрологической прослеживаемости;
• приобретения продукции и услуг у внешних поставщиков;
• привлечения внешних исполнителей;
• рассмотрения жалоб и претензий;
• управления несоответствующей работой;
• проведения корректирующих действий;
• управления рисками и возможностями;
• проведения внутренних аудитов;
• анализа системы менеджмента со стороны руководства;
• обеспечения беспристрастности и конфиденциальности;
• управления персоналом и подтверждения его компетентности.

Перечень документов зависит от того, как построена система менеджмента конкретной лаборатории. Если все процессы подробно описаны непосредственно в Руководстве по качеству, количество отдельных процедур может быть небольшим. Если Руководство по качеству содержит ссылки на самостоятельные документы, такие документы также необходимо предоставить.

Перед размещением документов в облако (это относится ко всем документам, а не только к документам СМ) убедитесь, что:

• загружены действующие версии документов;
• на документах указаны обозначение, наименование, версия или редакция;
• имеется дата введения документа в действие;
• документ утверждён уполномоченным лицом;
• приложения к документам также загружены;
• ссылки между документами остаются актуальными;
• наименования документов в Руководстве по качеству совпадают с фактически предоставленными файлами;
• в облачное хранилище не попали отменённые и устаревшие версии без соответствующего обозначения.

Папка “Внутренние аудиты”

В папку «Внутренние аудиты» необходимо загрузить документы, подтверждающие, что лаборатория планирует, проводит и документирует внутренние аудиты системы менеджмента. Эксперту важно увидеть не только итоговый отчёт, но и весь процесс проведения аудита: кто его запланировал, какие процессы проверялись, кто проводил аудит, какие результаты были получены и что лаборатория сделала при выявлении несоответствий.

Перечень документов зависит от того, как порядок проведения внутренних аудитов установлен в системе менеджмента конкретной лаборатории. В папку могут входить:

• программа внутренних аудитов;
• план или график внутренних аудитов;
• приказ или распоряжение о назначении лиц, допущенных к проведению внутренних аудитов, если такой документ оформляется в лаборатории;
• приказ или распоряжение о проведении аудита, если такой документ оформляется в лаборатории;
• план конкретного внутреннего аудита;
• чек-листы, опросные листы или рабочие записи аудитора;
• отчёт или акт по результатам внутреннего аудита;
• записи о выявленных несоответствиях и замечаниях;
• планы корректирующих действий;
• документы, подтверждающие выполнение корректирующих действий;
• записи о проверке результативности принятых мер.

Если в ходе внутреннего аудита были выявлены несоответствия, необходимо предоставить документы, подтверждающие дальнейшую работу с ними.

Обычно это:

1. описание выявленного несоответствия;
2. анализ его причин;
3. определение необходимых корректирующих действий;
4. назначение ответственных лиц и сроков выполнения;
5. подтверждение выполнения действий;
6. оценка их результативности.

Не следует удалять из предоставляемых материалов сведения о выявленных несоответствиях только для того, чтобы показать лабораторию в более благоприятном свете. Сам факт выявления несоответствия не означает, что система менеджмента работает плохо. Напротив, он может показать, что лаборатория способна самостоятельно обнаруживать проблемы и принимать меры для предотвращения их повторения.

О том, как организовать процесс внутреннего аудита в лаборатории с примерами чек-листов Вы можете найти у нас на сайте, перейдя по ссылке.

Нужно ли дополнительно выгружать в облачное хранилище?

В СМ Росаккредитации не указано, что в облачное хранилище обязательно должен быть загружен определённый перечень документов.

Однако они могут быть полезны для подтверждения организационного статуса лаборатории, полномочий её руководителя и состава персонала. Решение об их предоставлении следует принимать с учётом содержания документов системы менеджмента и перечня, полученного от экспертной группы.

1. Приказ о создании лаборатории. Если испытательная лаборатория была создана отдельным приказом руководителя юридического лица, такой документ рекомендуется предоставить вместе с организационной структурой и Положением об испытательной лаборатории. Особенно важно предоставить приказ, если ссылка на него содержится в документах СМ. Если отдельный приказ о создании лаборатории не издавался, а её наличие и место в структуре юридического лица установлены другими утверждёнными документами, специально оформлять такой приказ перед удалённой оценкой только ради предоставления эксперту не следует.
2. Приказ о назначении руководителя лаборатории. Если руководитель испытательной лаборатории назначен отдельным приказом, такой документ рекомендуется загрузить в облачное хранилище. Приказ позволяет подтвердить:
   • кто в настоящее время является руководителем лаборатории;
   • с какой даты работнику поручено исполнение соответствующих обязанностей;
   • на каком основании он осуществляет руководство лабораторией;
   • не возложено ли исполнение обязанностей временно на другого работника.

Следует проверить, чтобы сведения в приказе не противоречили остальным материалам. Например, если в приказе руководителем лаборатории назначен один работник, а документы СМ подписаны другим лицом как действующим руководителем, эксперт может запросить дополнительные пояснения.

Если обязанности руководителя временно исполняет другой сотрудник, лучше предоставить документ о возложении обязанностей или временном замещении.

3. Штатное расписание может быть предоставлено для подтверждения того, что должности работников лаборатории предусмотрены в структуре юридического лица. Оно может помочь подтвердить:

• наличие в организации испытательной лаборатории или соответствующего подразделения;
• наименования должностей работников;
• количество штатных единиц;
• наличие должности руководителя лаборатории;
• соответствие должностей, указанных в трудовых договорах, приказах и сведениях о работниках.

Особенно полезно предоставить штатное расписание, если экспертной группе необходимо сопоставить сведения о персонале, организационную структуру и кадровые документы.

При этом штатное расписание содержит сведения, которые не всегда относятся непосредственно к оценке компетентности лаборатории, например размеры окладов и данные по другим подразделениям организации. Поэтому при отсутствии отдельного требования экспертной группы можно предоставить заверенную выписку из штатного расписания, содержащую только сведения, относящиеся к испытательной лаборатории.

Перед передачей документов рекомендуется ещё раз просмотреть облачное хранилище глазами человека, который впервые знакомится с документами лаборатории.

Проверьте:

• соответствует ли структура папок полученному перечню документов;
• понятны ли названия файлов без их открытия;
• загружены ли все приложения к основным документам;
• открываются ли файлы;
• не перепутаны ли редакции документов;
• отсутствуют ли дубли и посторонние файлы;
• можно ли быстро определить, к какому пункту перечня относится каждый документ;
• открывается ли ссылка с другого устройства без использования учётной записи владельца хранилища.

Хорошо организованное облачное хранилище не заменяет соответствие требованиям аккредитации, но существенно упрощает работу экспертной группы и снижает количество дополнительных запросов.

© 2026 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.