Результатом деятельности лаборатории является протокол испытаний (исследований) и измерений. У каждой лаборатории он может называться по-разному: у кого-то просто протокол, у кого-то протокол испытаний и так далее. Но требования, которые устанавливает нам Федеральная служба по аккредитации, ко всем аккредитованным лицам одни и они расписаны в соответствующих нормативных документах. Основополагающими являются ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» и ГОСТ Р 58973-2020 «Оценка соответствия. Правила к оформлению протоколов испытаний».
При проведении контроля аккредитованных лиц, будь это выездная проверка или ВКС, эксперты проверяют наши протоколы испытаний строго по пунктам ГОСТ ISO/IEC 17025 и ГОСТР 58973.
Сначала мы ознакомимся с требованиями ГОСТ ISO/IEC 17025, на которые стоит обратить внимание, чтобы не получить несоответствие.
1. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (а) – название отчета. Хоть в самом нормативном документе и есть оговорка «если у лаборатории нет обоснованных причин не выполнять это требование», но лучше не испытывать судьбу и прописать в своей рабочей инструкции как будут называться результаты деятельности Вашей лаборатории.
2. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (b) – наименование и адрес лаборатории. Обычно это прописывают в верхнем колонтитуле на первой странице отчета. Что же касается адреса, то в данном случае имеется ввиду юридический адрес лаборатории.
3. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (с) – адрес места осуществления деятельности лаборатории. Тут уже указывается фактический адрес места осуществления деятельности. Даже если он не отличается от адреса юридического, то стоит не рисковать и продублировать его отдельной строкой. Тогда точно можно рассчитывать, что к этому пункту требований замечаний не будет.
Следует помнить, что юридический адрес и фактический должны соответствовать (быть идентичны) тем, что указаны в Вашем личном кабинете ФГИС.
4. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (d) – уникальная идентификация отчета. Это номер Вашего протокола испытаний. Тут у каждой лаборатории в зависимости от её специфики, количества площадок/адресов места осуществления деятельности, количества подразделений и многого другого может быть своя структура оформления номера протокола исследований.
Благодаря индивидуальной структуре номера каждая лаборатория может проверить подлинность выданных протоколов. В настоящее время не редкость фальсификация документов. Более подробно о таких случаях можно ознакомится в разделе.
5. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (d) –наименование и контактные данные заказчика. Наименование – тут каждая лаборатория выбирает сама прописывать только сокращенное наименование (ООО «Ромашка») или полное наименование заказчика (Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»). Но все сходятся в том, что прописано должно быть так, как указанно во входящих документах на проведение испытаний. А полноту и корректность заполнения входной документации ответственный сотрудник лаборатории должен проверять при получении. Также мы прописываем в протоколе исследований в обязательном порядке ИНН, поскольку ответственному сотруднику за выкладку протоколов испытаний в личный кабинет ФГИС, эта информация необходима, точно также как и контактный телефон. Он также обязательно должен быть прописан во входной документации на проведение испытаний. Ни в коем случае нельзя экспертам говорить, что Вы его взяли со слов в ходе личной беседы или по телефону, поскольку не будет подтверждения корректности со стороны заказчика.
В этот же раздел можно внести информацию, которая будет подтверждать соответствие требованиям ГОСТ 58973 п. 5.14 – внести в отчет об испытаниях информацию о юридическом и фактическом адресе места осуществления деятельности. Тут лаборатории расходятся во мнениях: прописывать дважды адрес, если он один и тот же? Если Вы хотите перестраховаться, и чтобы лишний раз не было вопросов – просто пропишите это отдельными пунктами протокола и тогда этот вопрос будет закрыт. Если считаете, что дублирование информации – это никому не нужная процедура, то морально будьте готовы к тому, что Вам придется отстаивать свою позицию в этом вопросе.
6. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (f) – идентификация применяемого метода. Это его номер методики (в том числе год редакции) и её название. Например: номер – ГОСТ 745-2014, а наименование методики – «Фольга алюминиевая для упаковки. Технические условия». Если Вы используете не всю методику, а конкретные пункты или подпункты, то через запятую в обязательном порядке необходимо их перечислить.
7. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (f) – описание, однозначную идентификацию и при необходимости состояние образца. Желательно, чтобы ответственность была на заказчике, чтобы эта информация была указана в приходных документах (кол-во, внешний вид, срок годности и так далее), а при приёме образца, ответственный сотрудник просто проставил сою подпись в качестве подтверждения данной информации.
8. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (d) – информация по отбору образцов. Тоже всё предельно понятно. Если есть акт отбора образцов, то мы прописываем его реквизиты, за чьей подписью данный документ, а также информацию, которая важна при проведении испытаний. Допустим: испытания по методике необходимо провести в течении суток или наоборот спустя 24 часа после отбора проб, то мы обязаны прописать, когда и во сколько был проведен отбор проб.
9. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (i) – необходима дата проведения испытаний либо период, в который они были проведены.
10. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (j) – дату выдачи отчета. Тут зачастую при проведении проверок лабораторий эксперты ставят несоответствие. У лабораторий в отчете по испытаниям фигурирует лишь одна дата в шапке утверждения. А вот даты выдачи отчета нет. В связи с этим в этой же шапке утверждения ниже строчкой после даты утверждения прописать и дату выдачи отчета или прописать её в конце протокола испытаний. Это кому как больше нравится, но все же поскольку есть такое отдельное требование, необходимо прописать.
11. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (k) – ссылку на план и метод отбора образцов. Это у нас было рассмотрено выше в пункте 8 настоящей статьи.
12. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (l) – заявление о том, что результаты относятся только к объектам, прошедшим испытания, калибровку или отбор. Эту фразу можно вставить либо в конце протокола, либо в месте, где указываются данные по отбору, либо где описываете объекты испытаний.
13. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (m) – результаты, где это применимо, с единицами измерения. Тут тоже все довольно прозрачно. Главное помнить, что все результаты протокола должны быть в рамках Вашей действующей области аккредитации. Сопоставляем полученный результат, диапазон определения и единицы измерения по методике испытаний (если таковые имеются) и данные, указанные в актуальной области аккредитации.
14. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (o) – идентификацию лица, утвердившего отчет. Для подтверждения соответствия данного критерия необходимо указать в отчете должность сотрудника, его фамилию и инициалы, а также его собственноручная подпись. Не забудьте также подготовить распоряжение (или приказ), который указывает, кто из сотрудников ответственный за утверждение протоколов исследований.
15. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (p) – однозначную идентификацию результатов, полученных от внешних поставщиков. Как именно оформить протокол испытаний для соответствия этому пункту требований каждая лаборатория выбирает сама: через сноски, в конце каждой информации, предоставленной заказчиком прописывать в скобках эту фразу, прописывать информацию блоками (сначала то, что дано от заказчика, а после данные лаборатории) или другим удобным способ для конкретной лаборатории исходя из специфики её работы.
16. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (Примечание) – для соответствия данного требования проще всего в конце протокола исследований прописать фразу: воспроизведение настоящего наименование документа его номер и дата утверждения, возможно только после получения письменного разрешения наименование организации Вашей лаборатории, оформленного на официальном бланке.
17. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.3.1 (a) – информация об особых условиях испытаний. Это как минимум температура проведения исследований, её мы прописываем всегда, равно как и данные по электрическим данным (если использовались электроприборы). А дальше необходимо изучать конкретную методику испытаний. К примеру, в ГОСТ 15973 есть четкие требования о том, что необходимо указать в отчете. Одно из таких требований это указание температуры прокаливания. Поэтому эта минимальная информация должна быть прописана в Вашем отчете, выданном заказчику.
18. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.3.1 (b) – тут можно ограничится фразой о соответствии погрешностей (что они не выходят за рамки, регламентируемые методиками испытаний), оборудования.
19. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.3.1 (c) – неопределенность измерений. Если в заявке на испытания заказчик просит рассчитать неопределенность – мы обязаны указать полученное значение в нашем отчете. Если методика регламентирует, что мы должны прописать неопределенность измерений, мы прописываем ее в отчете.
20. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.3.1 (d) – мнения и интерпретации. Можем прописать, но должны четко указать, что это мнение сугубо лаборатории. К примеру, интерпретацией может быть перевод одних единиц измерения в другие (ну вот хочет так Заказчик). Мы переводим полученное значение в другие единицы измерения и делаем соответствующее примечание от том, что это мнение конкретно лаборатории.
21. ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.3.1 (e) – дополнительная информация. Даже если у Вас её нет, просто пропишите данный раздел в протоколе испытаний и каждый раз ставьте прочерк. А в обще можно в него как раз указать пункты 7.8.3.1.
Это был разбор требований, который нам диктует только ГОСТ ISO/IEC 17025. Не забываем о том, что еще действует и ГОСТ Р 58973. Далее мы пройдемся по основным его требованиям.
1. ГОСТ Р 58973 п. 5.1 – текст протокола испытаний составляется строго на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Если необходим перевод информации, которую выдаёт лаборатория, и указать его в протоколе, то можно вынести это в раздел «Дополнительная информация». Если же информация, указанная на иностранном языке, предоставлена заказчиком, то мы прописываем на иностранном и делаем пометку о том, что информация предоставлена заказчиком. Т.е. строго разграничиваем понимание о том, за что ответственен заказчик, а за что ответственна лаборатория.
2. ГОСТ Р 58973 п. 5.2 – в какой форме выдавать свои результаты испытаний выбирает каждая лаборатория. Проще всего всегда в бумажном виде, но и электронный никто не запрещает, главное, чтобы выполнялись все требования, касаемые электронного документооборота. И не забываем про заказчика: если в заявке он указал о необходимости выдать бумажный экземпляр протокола, мы обязаны ему выдать бумажную версию.
3. ГОСТ Р 58973 п. 5.3 – п. 5.6 – требования данного пункта тоже довольны прозрачны. Главное все эти правила оформления протоколов расписать в нашем действующем руководстве по качеству: одностороння или двусторонняя печать, в каком виде прописывается количество страниц (например «Страница 1 из 10»), совпадение ширин левого поля и правого поля на оборотной стороне листа, размер шрифта, межстрочный интервал и так далее.
4. ГОСТ Р 58973 п. 5.7 – п 5.9 – если мы используем знак НСА, эмблему организации ли логотип, то не забываем про правила их использования. Для знака НСА регламентирована политика СМ № 04.1-9.0014 «Политика использования аккредитованными лицами знака национальной системы аккредитации», а также с краткой выжимкой можно ознакомится на официальном сайте Росаккредитации. Что касается использования эмблемы организации, то необходимо учитывать, существуют ли внутренние правила использования по конкретно Вашей организации. И не забываем подготовить все необходимые документы.
5. ГОСТ Р 58973 п. 5.10 – наименование вида документа. Не забываем о том, что располагать его необходимо под реквизитами юридического лица.
6. ГОСТ Р 58973 п. 5.11 – регистрационный номер отчета испытаний. Это мы рассматривали с Вами чуть выше, когда речь шла о требованиях ГОСТ ISO/IEC 17025.
7. ГОСТ Р 58973 п. 5.12 – дата протокола испытаний. Это мы рассматривали с Вами чуть выше, когда речь шла о требованиях ГОСТ ISO/IEC 17025.
8. ГОСТ Р 58973 п. 5.13 – это информация, что и для ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (f).
9. ГОСТ Р 58973 п. 5.14 – это информация, что и для ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (d).
10. ГОСТ Р 58973 п. 5.15 – это информация, что и для ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.3.1 (e).
11. ГОСТ Р 58973 п. 5.16 – это информация, что и для ГОСТ ISO/IEC 17025 п. 7.8.2.1 (p).
12. ГОСТ Р 58973 п. 5.18 – если протокол испытаний утверждает не руководитель лаборатории, то необходимо подготовить распоряжение (или приказ), который будет регламентировать, какой именно сотрудник уполномочен утверждать протоколы и на какой срок (в случае необходимости). Обращаем внимание на центровку реквизитов утверждения: либо по левому краю, либо по самой длинной строке.

Мы можем предоставить макет протокола испытаний. Для это необходимо обратиться к нам по электронной почте.