В лабораториях мы привыкли сосредотачиваться на методиках и измерениях, но при аккредитации эксперты внимательно смотрят ещё и на документы. Именно по ним судят, насколько у организации выстроена система управления качеством. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 (с официальной версией Вы можете ознакомиться по ссылке) устанавливает единые правила оформления таких документов. И хотя он считается формально необязательным, но фактически его применяют в аккредитованных лабораториях.
Некоторые общие правила
Согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2025 раздел 3, при подготовке документов необходимо учитывать несколько базовых правил оформления:
- нумерация страниц — начиная со второй, номер ставится посередине верхнего поля, на расстоянии 10 мм от края листа;
- шрифты — гарнитура и размер утверждаются внутренними актами организации; в ГОСТ рекомендуются кегли 12–14;
- абзацный отступ — 1,25 см;
- межстрочные интервалы — основной текст печатается через 1–1,5 интервала;
- выравнивание — текст выравнивается по всей ширине страницы;
- многострочные реквизиты печатаются через один интервал, части реквизита разделяются дополнительным отступом; строки выравниваются по левому краю либо относительно самой длинной строки;
- длина строки реквизита: при угловом расположении — не более 8 см, при продольном — не более 12 см;
- допускается выделение полужирным отдельных реквизитов или частей текста, если это закреплено локальными актами;
- многостраничные документы могут иметь титульный лист, который оформляется по правилам Приложения А ГОСТ.
Согласно разделу 6 ГОСТ Р 7.0.97-2025, для подготовки документов используются как бланки установленного образца, так и чистые листы бумаги. Поля документа должны быть не менее:
- левое — 20 мм (для документов с хранением более 10 лет — не менее 30 мм);
- правое — 10 мм;
- верхнее — 20 мм;
- нижнее — 20 мм.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и гарнитурам шрифта. Изготавливаются они на основании макетов, которые утверждает руководитель организации. Внутренними нормативными актами организация сама определяет, какие виды бланков использовать.
Как оформляется подпись на документе?
Подпись — обязательный реквизит любого документа. Согласно п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2025, подпись включает в себя:
- наименование должности лица, подписывающего документ;
- собственноручную подпись;
- расшифровку подписи — инициалы и фамилию.
Между инициалами пробела нет (И.О.), а между инициалами и фамилией пробел ставится (И.О. Фамилия).
Если документ оформляется не на официальном бланке организации, то в подписи дополнительно указывается и само название организации.
При подписании несколькими должностными лицами действует правило иерархии:
- подпись руководителя (например, генерального директора) ставится выше остальных;
- если документ подписывают несколько сотрудников равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне — в одну строку.
Как правильно оформить электронную подпись (ЭЦП) в документах?
Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025, отметка об электронной подписи должна оформляться по тем же правилам, что и собственноручная подпись на бумаге. Основные требования:
- отметка об ЭЦП размещается там же, где в бумажном варианте стояла бы подпись;
- все элементы подписи должны быть видимыми и легко читаемыми в натуральном размере;
- элементы ЭЦП не должны перекрываться друг с другом;
- отметка не может закрывать текст документа или другие реквизиты.
Отметка об усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭЦП включает:
- фразу «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа (для неквалифицированной подписи — при наличии сертификата);
- Ф.И.О. владельца сертификата;
- срок действия сертификата.
Если ЭЦП содержит метку доверенного времени, то в отметке обязательно указываются дата и время подписания. Внешний вид такой отметки определяется локальными нормативными актами организации или соглашением сторон.
Как правильно указывать должность замещающего лица?
Согласно п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2025, если документ подписывает сотрудник, исполняющий обязанности руководителя, то в подписи обязательно указывается его статус. Например: И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия.
Такая запись должна соответствовать приказу или распоряжению о возложении обязанностей.
Если документ подписывает лицо, которое имеет право подписи во время отсутствия руководителя, то в уже подготовленный и согласованный проект документа вносятся исправления — от руки или с помощью штампа (корректируются должность и фамилия).
При этом стандарт прямо запрещает использовать сокращённые варианты оформления:
- косую черту перед должностью («/Директор»),
- надпись «за» перед должностью («за директора»).
Как правильно оформить шапку утверждения?
Согласно п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2025, любой документ системы менеджмента, который подлежит утверждению, а значит в том числе и документы СМ, должен иметь корректно оформленную шапку утверждения.
Главное правило: если на документе стоит гриф «УТВЕРЖДАЮ», то у него обязательно должно быть основание. В нашем случае это или распоряжение, или приказ. Именно этот документ-основание подтверждает, что процедура, инструкция или руководство по качеству введены в действие. Для удобства лаборатория может оформить один приказ на весь пакет документов СМ (пример приказа представлен в конце статьи).
Что важно помнить при оформлении грифа утверждения:
- слово УТВЕРЖДАЮ пишется заглавными буквами, без кавычек;
- далее указываются должность руководителя, подпись, инициалы и фамилия, а также дата утверждения документ;
- текст грифа размещается в правом верхнем углу документа;
- строки можно выравнивать по левому краю либо по самой длинной строке.
Таким образом, «шапка утверждения» — это не формальность, а обязательный реквизит, подтверждающий юридическую силу документа.
Как правильно проставлять печать?
Согласно п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2025, печать ставится так, чтобы:
- она находилась на свободном от текста месте, либо частично заходила на должность, но не закрывала подпись;
- все надписи и изображения на печати оставались читаемыми.
Допускается обозначать место печати отметкой «М.П.» (место печати).
Как корректно оформить шапку согласования?
Согласно п. 5.20 ГОСТ Р 7.0.97-2025, слово «СОГЛАСОВАНО» всегда пишется заглавными буквами, без кавычек. После этого указываются должность и организация лица, согласовавшего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата.
Где именно размещать гриф согласования:
- если документ согласован сторонней организацией — отметку ставят на титульном листе;
- если согласование проходит внутри организации — гриф проставляют на последнем листе, под текстом, слева;
- если согласующих сторон много — оформляется отдельный лист согласования, который становится приложением к документу.
Пример оформления листа согласования приведён в конце настоящей статьи.
Как оформляются приложения в документах?
Согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2025, при упоминании приложений в тексте документа допускается два варианта записи: «приложение 1» или «приложение № 1».
На самом приложении оформление выглядит так:
- на первом листе, в правом верхнем углу, пишется слово «Приложение» (при необходимости — с номером: «Приложение № 1»);
- ниже указывается вид документа, к которому относится приложение, его дата и номер, например Руководство по качеству редакция № 1 от 26.08.2024 г.;
- строки выравниваются либо по левому краю, либо по самой длинной строке.
Такой подход делает приложения понятными и юридически корректными, а при проверках у экспертов не возникает вопросов к оформлению.
Как оформляется штрихкод (QR-код) документа?
Согласно п. 5.31 ГОСТ Р 7.0.97-2025, для автоматизации поиска документа в информационных системах штрихкод или QR-код размещается:
- в правом нижнем углу первого листа;
- если места нет — в правом верхнем углу или в любом другом свободном месте документа.
Обязательно ли лаборатории применять ГОСТ Р 7.0.97-2025 при оформлении документов СМ?
Формально ГОСТ Р 7.0.97-2025 не является обязательным к применению — это стандарт, устанавливающий единые правила оформления организационно-распорядительных документов. Однако для аккредитованных лабораторий ситуация следующая:
- документы системы менеджмента (руководство по качеству, процедуры, инструкции) относятся к организационно-распорядительным документам;
- в критериях аккредитации (Приказ Минэкономразвития № 707) прямо указано требование вести документацию в установленном порядке;
- эксперты Росаккредитации при проверках могут ориентироваться именно на ГОСТ 7.0.97 как на норматив по унификации оформления.
Поэтому, хотя стандарт формально добровольный, на практике для лабораторий он становится обязательным инструментом: оформление документов СМ по ГОСТ Р 7.0.97-2025 минимизирует риски и делает документацию юридически корректной. Используйте ГОСТ Р 7.0.97-2025 как основу при разработке всех документов системы менеджмента — от руководства по качеству до инструкций и процедур. Это упростит внутреннюю работу и поможет без проблем пройти проверки Росаккредитации.
Надеемся, что данная статья найдёт своих читателей, будет полезна. Вы можете оставить свои комментарии и замечания на данную тему в Telegram-чат. Мы постараемся Всем ответить. Вместе мы сделаем наши мини статьи более полными.
© 2025 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.
