Актуализация методик испытаний (исследований) и измерений

В действующих ГОСТ и критериях аккредитации термин «актуализация» используется преимущественно в общеязыковом смысле (поддержание документов/данных в актуальном состоянии) и, как правило, не имеет отдельного формального определения в разделе «Термины и определения».

Мы запустили новый сервис, в котором лаборатория может проверить, а все ли методики, находящиеся в области аккредитации, имеют статус “действует” или найти лаборатории по методикам, показателям и области аккредитации.
Можно воспользоваться нашим новым сервисом: search.lab-info.ru

Какие изменения в нормативной документации относятся к актуализации документа?

Все, что были затронуты в документе, даже если они не влияют на достоверность полученных испытаний, например:

1) Обновление нормативных ссылок:

• замена отменённого стандарта на действующую версию (например, вместо старого ГОСТ → ГОСТ Р актуальной редакции);
• простая корректировка «в реквизитной части» методики: номер, год, статус.

2) Коррекция форм, шаблонов и способа отчётности:

• обновление формы бланка под текущие требования;
• изменение шрифтов, таблиц, блоков или расположения данных в шаблоне документа, без влияния на измерительный метод;
• корректировка состава реквизитов протокола в соответствии с актуальными требованиями.

3) Актуализация диапазонов, единиц, условий, справочных таблиц:

• обновление диапазона измерений, если он был прописан под старое СИ, а теперь СИ другое, но измеряет тот же показатель;
• переход на корректные единицы измерения, если изменилась регламентированная форма записи;
• обновление условий измерений (температура, влажность, режимы), если новый ГОСТ уточнил параметры, но этапы метода те же;
• обновление таблиц плотностей, коэффициентов, справочных данных (о поправочных коэффициентах мы писали здесь);
• обновление источников неопределённости, если появились новые справочные величины для будущего применения.

4) Контроль и обновление справочников и классификаторов:

• корректировка кодов СИ, реактивов, показателей по официальным справочникам, классификаторам и реестрам;
• обновление кодов ОКПД2, ТН ВЭД, если они фигурируют в методике;
• обновление словарных записей в ФГИС (Аршин, Аршин-СИ, ФГИС РА, отраслевые словари);
• обновление перечня методических указаний, если лаборатория опирается на статус «действует»;

Как часто проводить актуализацию методик испытаний?

Единая обязательная периодичность актуализации нормативной документации в национальных стандартах и иных внешних нормативных актах не регламентирована. Это означает, что испытательная лаборатория устанавливает её самостоятельно в документах СМ, опираясь на результаты анализа рисков и особенности собственного фонда нормативной документации (риски с примером реестров мы разбирали в этой статье).

На практике применяются различные циклы проверки и обновления методик — например, ежеквартально или один раз в шесть месяцев. Выбор зависит от факторов, влияющих на стабильность и скорость устаревания требований, включая:

• частоту обновления стандартов, методических указаний и официальных разъяснений регуляторов;
• используемый парк оборудования и вспомогательных материалов, а также закрепление их характеристик в методиках;
• специфику выполняемых исследований и структуру внутреннего документооборота;
• результаты внутренних аудитов и предыдущих оценок соответствия. Про внутренние аудиты можно почитать здесь, а в статье планирование найти примеры опросных листов (и не только).

Установленную лабораторией периодичность рекомендуется сопровождать обоснованием — оценкой рисков применения неактуальных документов и описанием механизма мониторинга изменений в нормативной базе. Такой подход позволит обеспечить доказуемую прослеживаемость, регулярность контроля фонда НД и управляемое обновление методик в интересах корректности результатов и готовности к процедурам аккредитации.

Возможные триггеры для плановой актуализации документации

Для плановой проверки фонда НД (внутренний цикл, который лаборатория сама закрепляет) триггеры — это события или контрольные точки, которые обязательно запускают процедуру, даже если «явных» внешних изменений не произошло. Вот возможные варианты:

1. Наступление установленной даты ревизии фонда НД – дата зафиксирована в документах СМ (приказе/процедуре управления документами/графиках).
2. Плановые метки изменений из реестров стандартов и методик, проверяемые регулярно:
   – статус ГОСТ/ГОСТ Р (действует, заменён, пересмотрен);
   – появление утверждённой новой редакции НД;
   – обновление нормативных форм протоколов/журналов.
3. Плановый анализ замечаний и несоответствий, накопленных за период – инциденты, результаты ВЛК, внутренние аудиты, замечания экспертов прошлых оценок.

Нужна ли внеплановая актуализация нормативной документации?

Помимо плановой проверки фонда лаборатории целесообразно предусматривать и механизм внеплановой актуализации. Внешняя среда меняется не по расписанию: выходят новые редакции стандартов, публикуются письма-разъяснения регуляторов, изменяются требования отраслевых надзорных органов, обновляются характеристики применяемых средств измерений. Если реагировать на такие изменения только в рамках годового (или полугодового) цикла, лаборатория рискует длительное время работать по устаревшим требованиям.

Чтобы этот процесс был управляемым, в документах СМ целесообразно закрепить схему действий ответственного лица при возникновении необходимости внеплановой актуализации. В неё можно включить:

1. Перечень триггеров, запускающих внеплановую актуализацию:
   – выход новой редакции ГОСТ, методических указаний, приказа;
   – официальные письма-разъяснения ФСА, Росстандарта, профильных министерств (разъяснения об эквивалентности методик Росаккредитации и Росстандарта Вы найдете в конце статьи по ссылке );
   – существенные замечания по результатам внутренних аудитов или внешней оценки;
   – изменение характеристик применяемых средств измерений, влияющих на диапазоны, точность, погрешность;
   – выявленные несоответствия или риски, связанные с применением действующей методики.
2. Ответственных лиц: кто фиксирует событие (специалист/ведущий инженер), кто принимает решение о необходимости актуализации (руководитель лаборатории, ответственный за СМ), кто готовит изменения в документацию, кто знакомит сотрудников лаборатории с изменениями.
3. Порядок действий:
   • Регистрация события (письмо, новый стандарт, результат аудита) в журнале учета изменений.
   • Оценка влияния на действующие методики и область аккредитации.
   • Принятие решения: требуется ли корректировка методики, инструкции, программы испытаний либо достаточно информационного письма.
   • Подготовка проекта изменений и его согласование.
   • Утверждение новой редакции документа и изъятие устаревшей версии.
   • Ознакомление персонала под подпись, при необходимости — проведение целевого обучения.
4. Документирование результатов: оформленный лист изменений, запись в журнале актуализации фонда НД, при необходимости — корректировка записей в реестре методик и в электронных системах (шаблоны протоколов и др.). Про правила оформления мы писали в этой статье.

Прописанный алгоритм позволяет не спорить «надо ли сейчас менять методику», а опираться на заранее согласованный порядок: появилась новая информация — сработал триггер — ответственное лицо провело оценку влияния и запустило процедуру внеплановой актуализации. Это снижает риски работы по устаревшим требованиям и делает действия лаборатории более прозрачными и защищаемыми перед аудиторами и аккредитующим органом.

Где проверять статус стандартов и методических документов

Плановый мониторинг опирается на официальные публикуемые реестры и каналы обновлений. Надёжные контрольные источники:

• Реестры и сервисы Росстандарта —каталог действующих национальных стандартов.
• Портал проектов стандартов — содержит государственные стандарты и актуальную информацию о них на уровне карточек документов.
• Федеральный портал проектов НПА — публикует проекты приказов, постановлений и иных актов с возможностью участия в публичных обсуждениях.
• Федеральная служба по аккредитации (ФСА) — на портале публикуют письма-разъяснения об эквивалентности методик, обновления Политик и так далее.

Если же методика коммерческая, то на сайтах создателя методики, например:

1. ФГБУ “ФЦАО”. Изменения удобно отслеживать на их официальном сайте через сервис новости (ссылка для перехода).
2. «Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» (Роспотребнадзор). Изменения удобно отслеживать на их официальном сайте через сервис новости (ссылка для перехода).
3. ООО «ПЭП «СИБЭКОПРИБОР». Изменения можно отслеживать на их официальном сайте через сервис новости (ссылка для перехода).

Ответственный может для наглядности оформить таблицу (приведено в качестве примера и не является обязательным):

Этапы проведения актуализации документов

Ниже представлена возможная схема действий при проведении актуализации.

1. Поднять внутренний регламент лаборатории. В первую очередь откройте свой документ СМ, где закреплён порядок и периодичность ревизии. Это будет отправная точка, чтобы: вспомнить ответственных за каждый вид документа; этапы актуализации и понять, какие документы (журналы, формы, бланки и так далее) должны быть заполнены по результату.

2. Сформировать перечень документов, подлежащих обязательной проверке. В понятие актуализация в данном случае входят не только методики испытаний, входящие в область аккредитации лаборатории. Но и внешние приказы, политики и так далее.

3. Проверить статусы внешних НД. Для каждого документа нужно сверить, не устарела ли она в целом. Что делаем? Открываем каталоги стандартов — проверяем:

• действует ли ГОСТ/ГОСТ Р, на который ссылаемся,
• не вышла ли новая редакция,
• не отменён ли документ без замены.

Если по результатам актуализации установлено, что требования и условия применения документа остаются без изменений, процесс существенно упрощается: оформляется соответствующее заключение об отсутствии изменений, фиксируется факт актуальности документации, и дополнительных действий со стороны лаборатории не требуется.

Но если нашли замену или несоответствие — ставим флаг «требует изменений» для следующего шага.

4. Анализируем влияние. По каждому устаревшему/обновлённому документу определяем (но не ограничиваемся):

• затрагивает ли он суть метода или только реквизиты,
• расходятся ли диапазоны/единицы/форматы отчётов с актуальными,
• требуется ли просто обновить текст/ссылки или нужна новая методика.

Здесь не обновляем документы, пока только выносим решение.

5. Внесение изменений или фиксация отсутствия необходимости. Теперь начинаем рабочую часть:

• открываем документ, например методику → обновляем нормативные ссылки и параметры,
• корректируем шаблоны отчётности, если нужно,
• обновляем коды и классификаторы,
• оформляем новую редакцию документа или лист изменений,
• если документ менять не нужно — всё равно оформляем лист/бланк с выводом, например: «Проверено дата, изменений не требует».

6. Утверждение:

• подписываем/утверждаем новую редакцию необходимых документов,
• изымаем старую версию из рабочего использования, но сохраняем в архиве.

7. Ознакомление персонала. Фиксируем факт ознакомления персонала с выводом о ревизии.

8. Проверка внедрения. Не забываем про этот шаг. Необходимо удостовериться, что новые шаблоны/XML/рабочие бланки/инструкции совпадают с новой редакцией и сделать отметку “изменения внедрены”.

Можно ли не закупать методики испытаний и пользоваться только ИСС (информационно-справочную систему)?

При применении методик испытаний ключевым является не сам факт их закупки, а наличие законного основания доступа к тексту документа и права его использования в деятельности лаборатории.

Согласно ФЗ-162 статья 30 (с официальной версией документа можете ознакомиться здесь):

Свободному доступу на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” подлежат:

1. Национальные стандарты, которые включены в перечень национальных стандартов и информационно-технических справочников, ссылки на которые содержатся в нормативных правовых актах в соответствии со статьей 27 настоящего Федерального закона;
2. Основополагающие национальные стандарты и правила стандартизации;
3. Общероссийские классификаторы;
4. Информационно-технические справочники.

Для национальных стандартов, общедоступных нормативных документов и классификаторов такое основание, как правило, обеспечивается через официальные информационно-справочные системы и открытые государственные ресурсы. В этих случаях отдельная закупка методики не требуется, при условии, что лаборатория имеет доступ к идентифицируемой редакции документа и может подтвердить, по какой версии методики выполнялись испытания.

В отношении методик, не относящихся к общедоступным нормативным документам (иностранные, авторские, ведомственные, коммерческие), лаборатория должна иметь подтверждённое право их использования. Это может быть обеспечено, в том числе, путём приобретения методики у правообладателя (договор; УПД – универсальный передаточный документ, включающий в себя товарную накладную и счёт-фактуру; товарная накладная). Использование таких методик исключительно на основании наличия текста в ИСС может быть недостаточным. Например, методики ФГБУ “ФЦАО” или ООО «ПЭП «СИБЭКОПРИБОР» необходимо закупать, если Вы их используете в своей работе. Размещение текстов методик измерений для третьих лиц означает неправомерное разглашение результатов интеллектуальной деятельности в научно-технической и профессиональной сферах.

Независимо от источника получения, применяемая методика должна быть:

• однозначно идентифицирована по номеру, редакции и дате;
• доступна в виде неизменяемого текста;
• прослеживаема во времени в отношении выданных протоколов испытаний.

Таким образом, при оценке правомерности применения методики решающими являются законность доступа, идентифицируемость редакции и возможность подтверждения условий проведения испытаний, а не сам по себе способ получения текста документа.

Обязательно ли лаборатории использовать действующую методику испытаний (измерений) и исследований?

Не во всех случаях.

Требование об обязательном применении конкретных редакций методик испытаний устанавливается техническими регламентами и иными нормативными правовыми актами. При этом в технических регламентах могут быть прямо указаны как действующие, так и отменённые редакции. В таких случаях испытания на соответствие требованиям регламента должны проводиться строго по методикам, указанным в соответствующем документе.

В отсутствие обязательных требований технических регламентов и нормативных правовых актов лаборатория вправе применять неактуальные методики испытаний при условии документированного обоснования их применимости и обеспечения достоверности получаемых результатов. При этом заказчик испытаний должен быть в обязательном порядке проинформирован о том, что работы будут выполнены с применением методик в ранее действующих редакциях.

Отметка об осведомлённости заказчика может быть оформлена в заявке на проведение испытаний, например, в виде следующей формулировки:

«Заказчик подтверждает осведомлённость о применении при проведении испытаний в настоящей заявке на проведение испытаний методик в ранее действующих редакциях, возражений не имеет и соглашается с условиями выполнения работ.»

Важно, чтобы порядок информирования заказчика был закреплён во внутренних документах СМ лаборатории: с указанием ответственного лица, места размещения соответствующей формулировки (заявка, договор, бланки), а также, при необходимости, дополнительных визуальных пометок для исполнителей испытаний в Ваших внутренних документах лаборатории, чтобы не было случайной путаницы.

Применение ранее действующей редакции должно рассматриваться как исключительная управляемая ситуация, а не как обычная альтернатива. Одного согласия заказчика недостаточно: должны быть проверены требования ОА, технического регламента, договора, применимого перечня стандартов, пригодность метода и влияние на достоверность результатов.

Нужно ли хранить отменённые методики испытаний?

Прямого требования хранить отменённые методики испытаний как самостоятельную обязанность не установлено. Ни один нормативный правовой акт не обязывает лабораторию бессрочно сохранять все отменённые методики, если они не используются в текущей деятельности.

Методики, находящиеся в открытом доступе, как правило, не требуют отдельного хранения со стороны лаборатории. В то же время методики целесообразно сохранять на срок хранения протоколов испытаний, выполненных с их применением, то есть до момента архивного уничтожения протоколов. Даже если документ доступен в ИСС или на официальном ресурсе, лаборатории целесообразно обеспечить возможность подтвердить текст редакции, применявшейся на дату выполнения испытаний.

Необходимость такого хранения может быть обусловлена возможными непредвиденными обстоятельствами, включая рассмотрение претензий заказчиков, апелляций, проверок или судебных разбирательств, при которых требуется подтверждение условий проведения испытаний.

В любом случае решение о порядке и сроках хранения отменённых методик принимается лабораторией самостоятельно и должно быть закреплено во внутренних документах СМ.

Как быстро лаборатория должна переходить на новую версию документа?

Логика такая: лаборатория должна перейти на новую версию документа не позднее даты, с которой старая версия уже не может применяться, либо до первого применения этого документа в работе после его обновления.

То есть ориентир не «сколько дней прошло», а можно ли после изменения безопасно и законно продолжать работать по старой версии.

Обычно в документах прямо указан срок вступления в силу / переходный период. Например: «вступает в силу с 01.07.2026», «допускается применение старой версии до…». Тогда лаборатория привязана к этой дате. До неё можно спокойно (обычно) подготовиться: купить/получить документ, провести анализ изменений, актуализировать внутренние документы, обучить персонал, при необходимости провести верификацию.

Если же срок все-таки не установлен, то в своих документах СМ лучше их прописать:

1. Критичные документы, влияющие на результаты испытаний:
   анализ изменений — в течение 5 рабочих дней после выявления новой версии; внедрение — до даты вступления новой версии в силу, либо до первого применения после этой даты.
2. Документы, влияющие на оформление, записи, формы, отчётность: анализ — в течение 10 рабочих дней; внедрение — например, в течение 30 календарных дней, если нет внешнего срока.
3. Внутренние документы СМ: по приказу/листу изменений — с даты утверждения новой редакции или с указанной даты введения.

Безопасная формулировка может выглядеть так:

При выявлении новой версии внешнего или внутреннего документа лаборатория проводит анализ изменений и определяет необходимость актуализации связанных документов, записей, форм, программного обеспечения, оборудования и компетентности персонала.

Если документ влияет на выполнение испытаний, достоверность результатов или требования заказчика, переход на новую версию осуществляется до начала выполнения работ по новой редакции, но не позднее даты вступления документа в силу, если иной переходный период не установлен разработчиком документа или обязательными требованиями.

Применение устаревшей версии допускается только при наличии документированного технического обоснования, решения уполномоченного лица и, при необходимости, согласования с заказчиком.

Эта формулировка может быть предпочтительнее, потому что эксперт будет смотреть не только срок, а управление риском: знали ли Вы об изменении, оценили ли влияние и не допустили ли случайное применение старой версии.

Что означает замена редакции стандарта: сокращение или можно работать по новому документу в рамках текущей ОА?

Замена редакции стандарта не всегда автоматически означает, что лаборатория может спокойно работать по новому документу в рамках текущей ОА.

Новая версия документа сама по себе не расширяет область аккредитации лаборатории. Она только создаёт основание для анализа изменений и, возможно, для актуализации ОА.

Простая аналогия: ОА — это разрешённый список работ. Если в списке написано «ГОСТ 12345-2018», а появился «ГОСТ 12345-2026», то новый ГОСТ не появляется в Вашем разрешённом списке сам по себе.

В 412-ФЗ область аккредитации определяется как сфера деятельности, которая была заявлена, определена при аккредитации, расширена, сокращена или актуализирована. Там же отдельно указано, что актуализация ОА может быть связана с новой редакцией документов или документами, заменяющими/дополняющими включённые в ОА документы. То есть закон прямо рассматривает новую редакцию/замену документа как повод для изменения описания ОА, а не как автоматическую подстановку без действий лаборатории.

При этом ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 требует, чтобы лаборатория поддерживала методы и сопутствующие документы в актуальном состоянии и применяла последнюю действующую редакцию метода, кроме случаев, когда это нецелесообразно или невозможно. Но тот же стандарт требует до внедрения метода подтвердить, что лаборатория может его правильно применять, а при изменениях со стороны разработчика провести повторную верификацию в необходимом объёме.

Таким образом можно выделить две параллельные вещи:

1. Для системы менеджмента: лаборатория должна знать, что документ обновился, оценить изменения и перейти на актуальную версию.

2. Для области аккредитации: лаборатория должна убедиться, что новая версия не выходит за пределы текущей ОА, и при необходимости актуализировать или расширить ОА.

Когда можно относительно спокойно переходить на работу с новой версией документа:

• издан взамен старого;
• сохраняет тот же объект испытаний;
• сохраняет тот же показатель;
• сохраняет тот же принцип метода;
• не меняет диапазон так, что он выходит за пределы ОА;
• не требует нового оборудования, реактивов, условий, квалификации;
• не меняет метрологические характеристики настолько, что нужна полноценная новая валидация;
• не противоречит техническим регламентам, договору или требованиям заказчика.

Но даже в этом случае нужно не просто сказать: «ГОСТ новый, значит работаем». Нужно оформить соответствующие документы.

Но нельзя спокойно работать «как будто всё уже разрешено», если в новой версии:

• добавились новые объекты испытаний;
• добавились новые показатели;
• изменился диапазон определения;
• изменились единицы измерения;
• поменялся принцип метода;
• появились новые средства измерений или испытательное оборудование;
• изменилась пробоподготовка;
• изменились требования к условиям испытаний;
• изменилась точность, предел обнаружения, неопределённость;
• старый документ отменён, а новый имеет уже другую структуру и фактически другой метод.

В таком случае работа по новой версии может оказаться работой вне текущей ОА или работой, по которой лаборатория ещё не подтвердила компетентность.

Самая безопасная позиция для лаборатории: замена или новая редакция стандарта не является автоматическим основанием для выполнения работ по новому документу в рамках действующей области аккредитации. Перед применением новой редакции лаборатория должна провести анализ изменений, оценить влияние на область аккредитации, метод, диапазоны, объекты, показатели, оборудование, персонал и достоверность результатов. По результатам анализа принимается решение о возможности применения новой редакции в рамках действующей ОА, необходимости верификации/валидации, актуализации ОА либо расширения ОА.

Примеры возможных документов можно найти в конце настоящей статьи.

Возможные ошибки при актуализации методик

1. Формальная замена стандарта без анализа методических требований. Одна из самых распространённых ошибок — ограничиться фиксацией факта замены стандарта (например, «ГОСТ заменён на ГОСТ …») без анализа содержательных изменений методики.

При актуализации необходимо проверить всю информацию:

• диапазоны определений;
• перечень определяемых показателей;
• методы подготовки проб;
• условия проведения испытаний;
• требования к средствам измерений и вспомогательному оборудованию;
• расчётные формулы и критерии оценки результатов;
• и так далее.

Игнорирование этих пунктов может привести к тому, что фактически лаборатория продолжит работать по старой методике, формально ссылаясь на новую редакцию.

2. Отсутствие листа/журнала/бланка изменений. Ещё одна типичная ошибка — отсутствие документально сформированного результата актуализации. Простая отметка «актуализировано» без расшифровки сути изменений считается недостаточной.

Рекомендуется оформлять лист, в котором фиксируются (как минимум):

• источник изменений (новая редакция, замена, отмена);
• перечень затронутых разделов методики;
• вывод о влиянии изменений на выполняемые испытания;
• дата и ответственное лицо.

Такой документ служит ключевым доказательством управляемости процесса актуализации.

3. Неоценённое влияние изменений на область аккредитации. Замена или актуализация методики может затрагивать:

• диапазоны измерений;
• показатели точности;
• область применения метода;
• условия выполнения испытаний.

Если эти изменения не проанализированы, лаборатория рискует выйти за пределы своей области аккредитации либо продолжать работать по показателям, которые больше ей не соответствуют. Оценка влияния должна быть зафиксирована отдельным выводом, даже если изменений не выявлено.

4. Несогласованность методик с формами отчётности и XML-выгрузкой. Часто при актуализации методик забывают обновить связанные элементы:

• диапазоны измерений;
• единицы измерения;
• наименования показателей;
• коды и словари для XML-передачи данных;
• шаблоны протоколов и отчётных форм.

В результате возникает расхождение между методикой и оформлением результатов, что может привести к ошибкам при передаче данных в государственные информационные системы или к формальным несоответствиям при проверках.

Актуализация методик — это не просто замена ссылки на стандарт, а управляемый процесс, затрагивающий методику выполнения испытаний, систему документации, область аккредитации и формы отчётности. Игнорирование хотя бы одного из этих элементов в перспективе приводит к несоответствиям, которые выявляются уже на этапе проверок или разбирательств.

Главная цель актуализации — не просто “обновить документы”, а оставить доказуемый след: что лаборатория знала об изменении, оценила его влияние, приняла решение, внедрила изменения и убедилась, что персонал и рабочие формы действительно применяют новую редакцию.

Тест: актуализация нормативной документации и методик

© 2026 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.