Инициирование проведения внутреннего аудита

Перед проведением внутреннего аудита назначенное ответственное лицо (руководитель внутреннего аудита) оповещает всех участников внутреннего аудита о скором его проведении и устанавливает контакт с проверяемыми сотрудниками. Это необходимо, чтобы внутренний аудит прошёл плодотворно, без задержек, заминок и других разногласий. Также руководитель внутреннего аудита уточняет, в случае необходимости, какие документы ему понадобятся в ходе проверки. Более подробно Вы можете ознакомиться в этой статье (в ней же представлены формы шаблонов документов и опросные листы (чек-листы)). Также Вы можете ознакомиться с требованиями к аудиторам по ссылке.

Теперь перейдём к самому ходу внутреннего аудита.

Вступительное собрание

Когда все участники внутреннего аудита собрались в одном помещении и перед непосредственно самим аудитом необходимо провести вступительное заседание. Обычно его проводит ответственный за данный аудит в присутствии руководителя лаборатории и / или ответственного за проверяемый процесс. Вступительное заседание проводится для того чтобы:

1. Еще раз проговорить план внутреннего аудита и подтвердить его. Необходимо убедиться, что все участники понимают и принимают план (объекты, критерии, объем, область и так далее).
2. Согласовать возможные нюансы (доступ к помещениям, график, сопровождение).
3. Проверить отсутствие возражений или предложений. Необходимо убедиться, что сотрудники не хотят ничего дополнить или изменить в плане. А также необходимо зафиксировать согласие участников (можно даже записать в протокол).
4. Лично представить команду аудиторов, кто руководитель аудита и озвучить функции остальных аудиторов.
5. Еще раз подтвердить, что проверяемый персонал готов и можно переходить к проверке. Проверить, что все задействованные сотрудники знают о проверке, готовы к ней и доступны. Уточнить, кто из персонала будет участвовать в собеседованиях и демонстрации процессов.
6. Установить рабочий контакт и снизить возможное напряжение.
7. Разъяснить цели и правила проведения аудита: напомнить, что аудит — это не поиск виноватых, а улучшение системы.
8. Уточнить как будет фиксироваться информация, как будут оформляться несоответствия или замечания.
9. Озвучить принципы: объективность, беспристрастность, конфиденциальность.
10. Озвучить регламент и организационные моменты. Указать примерное время окончания. Уточнить, как будет построено общение (например, без прерываний, вопросы после и т.п.). Согласовать перерывы, если внутренний аудит длительный.
11. Проговорить методы проведения внутреннего аудита. Это необходимо для управления рисками из-за присутствия членов аудиторской группы.
12. Установить условия, при которых внутренний аудит может быть остановлен (чрезвычайная ситуация, сотруднику в ходе проверки стало плохо, проверка мешает ходу проведения испытаний).
13. Мотивационный момент: показать, что внутренний аудит — это в том числе возможность для самих сотрудников выявить проблемы и получить помощь для улучшения работы.
14. Проинформировать аудиторов о допустимых зонах пребывания с целью предотвращения угроз здоровью и обеспечения безопасности при возможных аварийных или чрезвычайных ситуациях.

Во время вступительного собрания необходимо предусмотреть и важно обеспечить участникам время и возможность активно учувствовать в обсуждении, задать вопросы, выразить свое мнение, комментарии и замечания. В ходе вступительного собрания следует создать условия для открытого диалога и обсуждения.

Правила поведения при проведении внутреннего аудита

Чтобы внутренний аудит не мешал работе лаборатории и проходил безопасно для всех его участников:

1. Перед началом проверки рекомендуется продумать следующие моменты:

• Согласовать с сотрудниками доступ к тем кабинетам, которые действительно нужно проверить в рамках внутреннего аудита.
• Заблаговременно предоставить аудиторам информацию о правилах безопасности, охраны труда, гигиены, особенностях работы.
• Убедиться, что будут предоставлены средства индивидуальной защиты для аудиторов (если такие требуются).
• Согласовать правила использования устройств для записи информации (если такие требуются).

2. В ходе внутреннего аудита аудиторам:

• Запрещается мешать работе лаборатории и вмешиваться в рабочие процессы.
• Необходимо правильно использовать средства индивидуальной защиты (если они требуются).
• Обязательно знать, как действовать в случае ЧС — где находятся аварийные выходы, места сбора и другие инструкции.
• Не включать и не трогать оборудование без разрешения, даже если есть допуск или квалификация.

В случае инцидента обсудить ситуацию с руководством лаборатории и решить — прерывать, продолжать или пересмотреть план внутреннего аудита.

Обмен информацией в ходе аудита

Если внутренний аудит охватывает несколько территориально распределённых объектов; аудиторы работают параллельно в разных локациях (проводится одновременно по разным адресам), важно обеспечить регулярный обмен данными и информацией для объективной оценки хода проверки между членами группы для формирования единой картины и принятия обоснованных решений, в том числе о возможном пересмотре или корректировке плана аудита.

Все выявленные в процессе внутреннего аудита потребности в изменении плана должны быть обоснованы, проанализированы и утверждены в установленном порядке согласно действующей системе менеджмента лаборатории.

Если в ходе внутреннего аудита выявлено свидетельство, любое, указывающее на возможный, непосредственный или существенный риск, оно должно быть оперативно передано ответственному за процесс. Сведения, которые важны, но не относятся к текущей области аудита, необходимо зафиксировать и сообщить руководителю аудиторской группы для дальнейшего рассмотрения и передачи.

Сбор данных при проведении внутреннего аудита: методы

Во время проведения внутреннего аудита необходимо собрать нужную информацию. Методы сбора информации включают, но не ограничивают, следующее:

1. Анализ документации лаборатории, а именно (если применимо и не ограничиваясь):
   • Руководство по качеству;
   • Политики, процедуры, инструкции, методики испытаний (исследований) и измерений;
   • Записи (журналы, протоколы, отчеты, акты);
   • Документы по управлению персоналом (аттестации, обучение, полномочия);
   • Программы валидации / верификации, подтверждения соответствия методов.
2. Опрос персонала лаборатории:
   • Интервью с руководством, техническими руководителями, специалистами;
   • Уточнение фактического понимания и соблюдения процедур;
   • Выявление осведомленности и компетентности сотрудников;
   • Оценка понимания персоналом политики в области качества.
3. Наблюдение за деятельностью:
   • Наблюдение за выполнением испытаний;
   • Оценка соблюдения методик и процедур;
   • Проверка использования оборудования, средств измерений, программного обеспечения;
   • Оценка условий проведения работ (размещение, условия окружающей среды).
4. Анализ записей:
   • Проверка полного документирования процессов;
   • Прослеживание выполнения заявок на проведение испытаний (исследований) и измерений начиная от приема до выдачи результатов;
   • Оценка записей по контролю оборудования (поверки, калибровки, техобслуживание).
5. Проведение тестов (если применимо):
   • Проверочные испытания, сличительные измерения и так далее;
   • Проверка функционирования средств измерений в рамках внутреннего аудита;
   • Анализ правильности расчетов.
6. Оценка результатов предыдущих внутренних аудитов:
   • Проверка устранения замечаний предыдущих внутренних и внешних аудитов;
   • Анализ эффективности корректирующих действий.

Для качественного проведения внутреннего аудита рекомендуется использовать комбинацию различных методов. Эффективность и результативность значительно возрастают. Это позволяет получить всестороннюю и объективную информацию о деятельности лаборатории, что, в свою очередь, обеспечивает высокую достоверность и надежность выводов и заключений по результатам внутреннего аудита. А это позволяет сформировать обоснованные рекомендации.

Анализ полученных данных

В процессе проведения внутреннего аудита аудиторам следует критически оценивать полученную информацию и определять, является ли она достаточным и объективным свидетельством соблюдения требований. При этом информация должна быть:

1. Полной — включать все необходимые данные и соответствовать документированным процедурам, руководству по качеству и другим внутренним документам лаборатории;
2. Правильной — содержать корректные и точные данные в соответствии с установленными внешними нормативными документами;
3. Последовательной — быть логичной, непротиворечивой, согласованной как внутри одного документа, так и с другими документами системы;
4. Актуальной — отражать современное состояние процессов, соответствовать действующим требованиям.

Кроме того, аудиторам следует убедиться, что информация обладает:

1. Прослеживаемостью — данные можно связать с их источниками и стадиями обработки;
2. Обоснованностью — изложенные факты имеют подтверждение и не содержат субъективных или неаргументированных выводов;
3. Достоверностью источников — сведения получены из надежных и признанных источников;
4. Применимостью на практике — подтверждена реальным использованием в деятельности организации.

Если документированная информация не могла быть представлена в установленные согласованные сроки, то необходимо уведомить об этом ответственного за внутренний аудит. В зависимости от целей и области аудита следует принять решение, продолжать внутренний аудит или приостановить процесс до разрешения вопросов. Только та информация, которая может быть проверена, является свидетельством для внутреннего аудита.

Опросы при проведении внутреннего аудита

Опрос — это один из эффективных и важных инструментов, а также ключевых способов получения информации. Его следует проводить с учётом конкретной ситуации и роли опрашиваемого сотрудника, его функций и обязанностей как при личной встрече, так и с использованием средств связи (дистанционно).

Аудитор должен соблюдать этические принципы при общении с персоналом и учитывать следующие моменты:

1. Опросы следует проводить среди персонала соответствующего уровня и соответствующих должностей, выполняющих работу или задачи в рамках области внутреннего аудита;
2. Опросы следует проводить в рабочее время и, если целесообразно, на рабочем месте опрашиваемого работника;
3. Следует создать непринужденную обстановку для опрашиваемого лица до и во время опроса. Важно создать атмосферу доверия — дать понять опрашиваемому, что цель не найти виноватых, а объективно оценить процессы;
4. Опрашиваемым следует объяснить причины для проведения опроса и составления заметок;
5. Опросы можно начать с просьбы опрашиваемого лица описать свою работу;
6. Следует тщательно подбирать тип вопросов (например, открытый опрос, закрытый опрос, наводящие вопросы, метод позитивной оценки ситуации);
7. Аудитор должен применять техники активного слушания: не перебивать, уточнять ответы, перефразировать, чтобы удостовериться в правильности понимания;
8. Следует избегать оценочных или наводящих формулировок, чтобы не влиять на ответы сотрудника;
9. Во время опроса аудитор может наблюдать за поведением сотрудника, условиями труда и применением процедур на практике;
10. Все важные замечания и наблюдения рекомендуется фиксировать сразу, чтобы не полагаться на память после опроса;
11. Следует избегать сложных или профессионально непонятных формулировок, особенно если аудит затрагивает разные уровни персонала (лаборанты, техники, менеджеры качества);
12. Следует поблагодарить опрашиваемый персонал за участие и сотрудничество.

Записи

При определении и оформлении обнаружений внутреннего аудита аудитору рекомендуется учитывать следующие аспекты:

1. Результаты и анализ предшествующих аудитов:
   • Учитываются выявленные ранее несоответствия и замечания, принятые корректирующие действия и их эффективность.
   • Оценивается, не повторяются ли ранее выявленные проблемы, и устранены ли ранее зафиксированные несоответствия.
2. Требования внутреннего аудита:
   • Соблюдение целей и задач внутреннего аудита, установленных в программе внутреннего аудита.
   • Выполнение специфических требований (если они были заданы отдельно) для оценки.
3. Качество объективных свидетельств:
   • Проверяется точность, обоснованность, полнота и юридическая значимость полученных данных для подтверждения обнаружений.
   • Учитывается возможность подтверждения информации по нескольким независимым источникам.
4. Оценка выполнения плана внутреннего аудита и достижения его целей:
   • Определяется, насколько запланированные мероприятия выполнены в полном объеме.
   • Оценивается достижение запланированных результатов, предусмотренных программой или методикой внутреннего аудита.
5. Нестандартные ситуации и возможности для улучшения:
   • Фиксируются не только несоответствия, но и ситуации, выходящие за рамки обычной практики, а также возможности для повышения эффективности системы.
6. Обоснованность выборки:
   • Учитывается объем и достаточность выборки для подтверждения сделанных выводов.
   • Оценивается репрезентативность собранных данных.
7. Категоризация обнаружений:
   • При необходимости или по установленной методике лаборатории обнаружения классифицируются (например, по степени значимости: критическое, существенное, малозначительное; или по типу: несоответствие, замечание, возможность для улучшения).

Все свидетельства внутреннего аудита следует фиксировать и оценивать по критериям аудита. Обнаружения внутреннего аудита могут показать соответствие или несоответствие критериям аудита. Если в ходе аудита выявлено несоответствие по одному из критериев, аудитору следует обратить внимание на возможное влияние этого несоответствия и на другие связанные критерии или элементы системы менеджмента.

Несоответствия могут классифицироваться в зависимости от рисков. Их оценка может быть количественной (например, от 1 до 5) или качественной (например, незначительное, значительное). Запись о несоответствии должна содержать:

1. Регистрационные данные: номер и дату записи для последующего учета и прослеживаемости;
2. Критерии внутреннего аудита или ссылку на них;
3. Свидетельство, подтверждающее несоответствие;
4. Ссылку на документы системы менеджмента (процедуры, инструкции, руководство по качеству и др.), нарушенные при выявлении несоответствия;
5. Указание задействованного процесса, персонала, оборудования или вида деятельности;
6. Оценку степени риска (например, существенное, несущественное, влияющее на качество или безопасность);
7. Дату и место выявления;
8. Информацию о вовлечённых в процесс сотрудниках (без указания персональных данных);
9. При необходимости — рекомендации аудитора по корректирующим действиям.

Свидетельства внутреннего аудита следует анализировать совместно, чтобы получить подтверждение того, что они являются точным и что выявленные несоответствия поняты обеим сторонам. Следует принять все меры для согласования различающихся мнений, а неразрешенные пункты зарегистрировать в отчете по внутреннему аудиту.

Заключительное совещание

Перед заключительным заседанием аудиторская группа должна:

1. Проанализировать все полученные обнаружения и подтверждающие их данные на соответствие целям и критериям внутреннего аудита;
2. Согласовать предварительные заключения внутреннего аудита, учитывая возможную неопределенность и ограничения, выявленные в ходе аудиторской деятельности;
3. При необходимости — подготовить рекомендации по улучшению системы или устранению выявленных проблем (если предусмотрено программой внутреннего аудита);
4. Определить и согласовать возможные дальнейшие шаги, включая корректирующие действия, дополнительные оценки или пересмотр процедур;
5. Убедиться, что информация, подлежащая представлению на заключительном заседании, подготовлена и структурирована для ясного и объективного донесения до персонала лаборатории.

Для аккредитованной лаборатории состав участников заключительного собрания четко не регламентирован стандартом, но есть сложившаяся практика и логика, которые лучше соблюдать. Таким образом, на заключительном собрании должны присутствовать:

1. Аудиторская группа: все аудиторы, участвовавшие в проверке; руководитель аудиторской группы.
2. Руководство лаборатории: руководитель лаборатории, руководитель системы менеджмента качества (если выделен), ответственные за проверенные процессы (начальники подразделений, участков, групп и т.п.).
3. Представители проверяемых подразделений: участники, чьи процессы, процедуры или деятельность затрагивались в ходе аудита, ответственные за устранение возможных несоответствий.
4. При необходимости: представители высшего руководства (если лаборатория является частью более крупной Организации); другие заинтересованные лица, определенные планом или руководством лаборатории (например, специалисты по технике безопасности, ИТ, метрологии и т.п.)

Главное, что состав участников должен обеспечивать:

1. Возможность обсудить все выводы по всем проверенным направлениям;
2. Участие тех, кто будет непосредственно отвечать за корректирующие действия;
3. Понимание руководством лаборатории всех выявленных вопросов и последующих шагов.

Заключительное заседание после проведения внутреннего аудита проводится для следующих целей:

1. Официально представить результаты аудита:
   • Подведение итогов проведенной проверки.
   • Представление основных выводов и заключений аудиторской группы.
2. Довести до персонала лаборатории информацию об обнаружениях:
   • Представление всех зафиксированных несоответствий, замечаний и возможностей для улучшения.
   • Обеспечение понимания сотрудниками сути и обоснованности обнаружений.
3. Обсудить степень достижения целей аудита: оценка, были ли достигнуты поставленные в программе цели, выполнен ли запланированный объем аудита.
4. Озвучить сильные стороны системы: подчеркнуть положительные практики, выявленные в ходе внутреннего аудита, что важно для мотивации персонала.
5. Согласовать корректность обнаружений:
   • Дать возможность проверяемой стороне выразить мнение или задать вопросы по каждому обнаружению.
   • Убедиться, что все зафиксированные несоответствия и замечания были правильно поняты и однозначно интерпретированы.
6. Обсудить возможные последующие действия:
   • Уточнить порядок и сроки устранения несоответствий.
   • Дать рекомендации (если предусмотрено планом) по улучшению процессов или системы в целом.
   • Определить необходимость дополнительных мероприятий (дополнительный аудит, оценка корректирующих действий и так далее).
7. Закрепить договоренности:
   • Зафиксировать согласованные решения в итоговом протоколе заседания.
   • Подтвердить, что результаты аудита приняты к сведению.

Заключения по результатам внутреннего аудита могут включать, но не ограничиваться, следующими аспектами:

1. При необходимости, формулирование рекомендаций по улучшению системы менеджмента и предложений для последующих аудиторских мероприятий, включая приоритизацию проверяемых процессов при планировании будущих аудитов.
2. Степень соответствия процессов и деятельности установленным критериям аудита, в том числе требованиям национальных и международных стандартов, а также эффективность системы менеджмента в достижении запланированных результатов, управлении рисками и реализации мероприятий, направленных на снижение влияния этих рисков.
3. Эффективность внедрения, поддержания и постоянного улучшения системы менеджмента, включая практическую реализацию мероприятий по обеспечению качества испытаний (исследований) и измерений.
4. Достижение целей внутреннего аудита, полноту охвата области аудита и выполнение критериев, включая соблюдение законодательства и требований регулирующих и аккредитующих органов.
5. Оценку эффективности системы управления несоответствиями и корректирующими действиями.
6. Подтверждение компетентности персонала в рамках выполняемых работ, в том числе достаточность квалификации, обучения и осведомленности сотрудников.
7. Выявление повторяющихся или аналогичных выводов в разных подразделениях или процессах, что может указывать на наличие системных проблем или общих для всей лаборатории тенденций.

Аудиторы могут предоставить рекомендации по улучшению, если это предусмотрено их компетенцией, однако такие рекомендации носят необязательный характер.

Унифицированной формы документирования данных после проведения заседания нет. Обычно лаборатории разрабатывают и утверждают её самостоятельно и называют документ – отчет. Наш пример такого отчета вы можете скачать в конце статьи.

Внутренний аудит считается завершенным, когда все запланированные мероприятия выполнены или достигнуто иное соглашение (например, в случае непредвиденных обстоятельств, которые мешают завершению аудита в соответствии с планом).

Документированную информацию, имеющую отношение к проведению внутреннего аудита, требуется хранить в соответствии с установленными сроками в системе менеджмента. О том, какие требования предъявляются к архивному хранению документов Вы можете прочитать в этой статье.

Надеемся, что данная статья найдёт своих читателей, будет полезна. Вы можете оставить свои комментарии и замечания на данную тему в Telegram-чат. Мы постараемся Всем ответить. Вместе мы сделаем наши мини статьи более полными.

© 2025 год, lab-info.ru. Все оригинальные материалы, представленные на данном сайте, защищены авторским правом. Материалы могут использоваться исключительно в рамках внутренних рабочих процессов и составления шаблонов для использования в организациях. Любое их воспроизведение, распространение или иное публичное использование допускается только с предварительного письменного разрешения автора. Исключение составляют фрагменты официальных документов (например, выдержки из Приказов, ГОСТов), находящиеся в свободном доступе согласно действующему законодательству.